教务处、研究生学院、各学院：

2008届毕业生即将离校，档案馆对毕业生档案材料的接收工作也将随之展开，请各有关单位认真做好2008届毕业生各类档案的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案的归档范围:

1、本科毕业生论文及校级优秀论文电子版，由各学院归档；

2、本科毕业生论文成绩汇总表及电子版，由各学院归档；

3、本科毕业生合影照片，由各学院归档；

4、本科毕业生个人照片及电子版、毕业生名册（数据信息表）及电子版，由教务处归档；

5、硕士、博士毕业生论文等材料（包括学位论文，中期考核表，学位申请表，论文答辩情况表，论文评议书，评阅人审核表，评价表，答辩委员会审核表，答辩委员会专家表决表等），由研究生学院归档;

6、硕士、博士毕业生论文电子版,由各学院归档；

7、硕士、博士毕业生个人照片及电子版、合影照片、毕业生名册（数据信息表）及电子版，由研究生学院归档。

二、毕业生档案的归档时间：

1、本科毕业生所有档案材料要求在暑假前归档完毕；

2、硕士、博士毕业生照片及电子版、毕业生名册及电子版要求在暑假前归档完毕；

3、硕士、博士毕业生论文等材料要求在七月份归档完毕。

三、毕业生档案归档的有关要求：

1、为保证本科毕业论文的完整、系统，本科论文应按校级优秀、院系优秀和普通论文三个等级，以专业为单位分开。每一类论文以学号为序进行排列，转专业学生排在本专业之后。本科论文内容应按“开题报告——正文——评阅意见书——任务书”顺序排列，用曲别针别好。

2、为保证照片档案易于识别，具有保存价值，个人照片要求注明姓名、专业、学号、身份证号码及毕业证书编号；合影照片要求注明专业及人物姓名。

3、硕士、博士生论文等材料要齐全、完整，并附一份详情名单，以便核对。学位申请表要贴有照片，论文封面必须有答辩委员会主席及作者黑笔签字，优秀毕业论文要在电子版的标题中注明。

                                           

档 案 馆

二○○八年六月十九日