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关于做好2022届毕业生档案整理、转递工作的通知

作者: 文章来源:本站原创 点击数:[] 更新时间:2022年05月24日 14:45

各学院:

2022届学生即将毕业,为了保证毕业生档案的齐全完整和及时准确转递,现就有关事项通知如下。

一、归档整理各类毕业生档案材料

1、归档材料范围

本科毕业生归档材料包括毕业生登记表、党建材料(入党申请书、积极分子考察表)、入党志愿书、双优生审批表、毕业生成绩单、就业通知书存根等,还包括前期未归档的高考入学材料、入团志愿书、学年综合测评表、退伍士兵兵役材料、学籍异动(改名、改身份号码等)材料等,以及学生在校期间形成的需要归入个人档案保存的审批表等。不包括团员证、结业证、奖状、证书等的原件和复印件。

研究生毕业生归档材料包括入学登记表、培养计划(一)(二)、中期考核表、毕业答辩申请表、毕业生登记表、毕业成绩单、专业实践考核表、论文答辩申请表、论文评阅书(2份或3份)、论文答辩时间安排表、论文答辩表决票(5或7份)、论文答辩情况登记表、学位申请表、授予学位决议、党建材料(入党申请书、积极分子考察表)、入党志愿书、双优生审批表和就业通知书存根等。

2、归档整理材料要求

归档材料应使用黑字笔填写,信息准确一致,无涂改。档案材料应对照学号,装入个人档案袋(研究生教学档案不用档案袋装),避免出现错装、漏装情况。

本科生党员材料应附详细名单,其余材料直接整理归入个人档案袋。毕业生登记表、双优生审批表、毕业成绩单等材料一式两份,一份归入毕业生个人档案(联系张媛媛老师,65786525),一份由档案馆留存(联系胡晓玲老师,65786318)。

研究生毕业归档材料应按照《研究生毕业档案交接登记表》、《研究生教学档案交接登记表》所列材料,以个人为单位进行整理合并。研究生毕业档案归入毕业生个人档案(联系张媛媛老师,65786525),研究生教学档案(应拆除订书针,按交接登记表所列顺序排列)连同学位论文由档案馆留存(联系邱艳老师,65786318)。

深造学校调档函上注明需张贴的信息,应在档案整理时,一并贴在毕业生个人档案袋上。

二、核准档案转递去向

1、核实档案转递详细地址。请各学院对照派遣方案及调档函,认真核实毕业生档案转递地址,避免出现档案错寄现象。所有邮寄的档案转递地址都应包括收档详细地址(尽量精确到**路**号)、收档机构名称(尽量精确到部门)。档案转递到学校的,应核对调档函信息,避免收档校区、学院出现差错;档案转递到人才中心的,可以在附件1中查找详细地址、电话填写,无需让学生人才中心一一核实;档案转递到公司或企业的,应核实对方单位是否有档案管理权限,没有档案管理权限的,需要提供档案托管的人才中心地址。杜绝出现收档人为学生本人、收档地址为家庭住址的情况。

2、制作档案转递单(附件2)。除缓寄和考入本校研究生以外,毕业生档案一律通过EMS转递。请各学院制作转递单时,对毕业生档案去向进行分类,并保证各项信息准确、完整,每个学院一个EXCEL文档即可。需要7月份进行答辩获取学位的研究生暂列入缓寄名单。

3、审核缓寄档案。毕业生毕业后,原则上需要及时将档案转出,如需要暂缓寄送档案的,按照《安徽农业大学学生档案管理办法》要求执行,并填写《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》(附件3),由学院审核,并交档案馆学生档案管理中心备案。申请时要写明缓寄时间,并提醒学生缓寄到期后及时与档案馆联系,办理后续事宜。缓寄申请截止时间为6月30日。

4、避免改派档案错寄。毕业生档案整理转递工作7月4日开始,届时不再办理毕业生档案改寄。7月4日前改派或单独打印报到证的,请学生至档案馆更新档案转递信息。

三、按质做好转递工作

1、安排人员到位。各学院毕业生档案工作由就业工作负责人主持,安排工作人员牵头、组织必要力量实施。请各学院7月1日前推荐一名学生至档案馆,学生助理要求认真负责,做事细致,比较熟悉毕业生情况,7月4日至15日能够在校。学院协助办理学生暑期留宿工作,档案馆支付一定报酬。

2、保证档案准确。所有档案由学院整理封装,杜绝出现转递地址错误、漏装、错装的现象。如果学院毕业生中有重名的,该生所有材料均应注明学号。

3、控制档案滞留。除毕业生向档案馆申请缓派外,毕业生档案应及时转递离校,避免滞留。

四、档案整理转递工作时间安排

5月30日至6月17日,各学院整理归档本科毕业生档案,制作档案转递单。

   6月20日至7月1日,各学院整理归档研究生毕业档案,核对EMS转递详情单和档案转递数据,装袋就业通知书存根和毕业成绩单。

   7月4日至15日,档案馆核查毕业生档案、封装并转递离校。

   8月下旬,整理转递7月份毕业答辩的研究生档案。

 

档案馆

 2022年5月24日

 

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