关于做好2019届毕业生档案整理、转递工作的通知
作者: 文章来源: 点击数: 更新时间:2019-06-12
 

各学院:

2019届学生即将毕业,为了保证毕业生档案的齐全完整和及时准确转递,现就有关事项通知如下。

一、归档整理各类毕业生档案材料

1、归档材料范围

本科毕业生归档材料包括毕业生登记表、建党材料(入党申请书、积极分子考察表)、入党志愿书、双优生审批表、毕业生成绩单、就业通知书存根等,还包括前期未归档的高考入学材料、入团志愿书、学年综合测评表等。

研究生毕业生归档材料包括培养计划、入学登记表、中期考核表、毕业生登记表、毕业成绩单、学位申请表、论文答辩情况表、授予学位的决定、建党材料(入党申请书、积极分子考察表)、入党志愿书、双优生审批表和就业通知书存根等。

2、归档整理材料要求

归档材料应使用黑字笔填写,信息准确一致,无涂改。归档材料中入党志愿书、研究生培养、学位材料等应附详细名单。

本科毕业毕业生登记表、成绩单一式两份,一份归入毕业生个人档案,一份由档案馆留存(联系胡晓玲老师)。研究生毕业生培养计划、入学登记表、中期考核表、毕业生登记表、毕业成绩单、学位申请表、论文答辩情况表等材料一式两份,一份归入毕业生个人档案,一份连同毕业论文由档案馆留存(联系邱艳老师)。

档案材料应对照学号,装入个人档案袋,避免出现错装、漏装情况。调档函上需张贴的信息,一并贴在毕业生档案袋上。

二、核准档案转递去向

1、核实档案转递详细地址。请各学院对照三方协议或考研调档函,认真核实毕业生档案转递地址,避免出现档案错投现象。档案转递到学校的,应核实收档单位,避免收档校区、学院出现差错。档案转递到人才中心的,应参照附件1,填写详细地址、电话。档案转递到公司或企业的,应核实对方单位是否有档案管理权限,没有档案管理权限的,需要提供档案托管的人才中心地址,有档案管理权限的,需要提供收档人姓名和电话。

2、制作档案转递单(附件2)。除缓寄、考入本校研究生和档案转递至合肥市人才的以外,其他毕业生档案一律通过EMS转递。请各学院制作转递单时,对毕业生档案去向进行分类,每个学院一个EXCEL文档即可。

3、审核缓寄档案手续。毕业生毕业后,原则上需要及时将档案转出,如需要暂缓寄送档案的,按照《安徽农业大学学生档案管理办法》要求执行,并填写《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》(附件3),交至学院和档案馆学生档案管理中心共同审核。申请时要写明缓寄时间,到期没有办理改寄手续的档案,由档案馆按原报到地址寄出。缓寄申请时间为6月20日至30日。

4、避免改派档案错寄。毕业生档案整理转递工作7月8日开始,届时不再办理毕业生档案改寄。7月7日前改派或打印报到证的,请学生至档案馆更新档案转递信息。

三、按质做好转递工作

1、安排人员到位。各学院毕业生档案工作由就业工作负责人主持,安排工作人员牵头、组织必要力量实施。请各学院7月1日前推荐一名学生助理至档案馆。学生助理要求认真负责,做事细致,7月8日至18日能够在校,比较熟悉毕业生情况。学院协助办理学生暑期留宿工作,档案馆支付一定报酬。

2、保证档案准确。所有档案由学院整理封装,杜绝出现转递地址错误、漏装、错装的现象。如果学院毕业生中有重名的,该生所有材料均应注明学号。

3、控制档案滞留。除毕业生向档案馆申请缓派外,毕业生档案应及时转递离校,避免滞留。

四、档案整理转递工作时间安排

1、6月10日至23日,各学院整理归档本科毕业生档案,制作档案转递单。

2、6月24日至30日,各学院整理归档研究生毕业档案。

3、7月1日至7日,各学院核对EMS转递详情单和档案转递数据,装袋就业通知书存根和毕业成绩单。

4、7月8日至18日,档案馆核查毕业生档案、封装并转递离校。

档案馆

2019年6月10日

相关附件:

·附件1全国公共就业和人才服务机构名录.xls

·附件2-档案转递单.xls

   ·附件3- 安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表.doc

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