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安徽农业大学学生档案管理办法

作者: 文章来源:本站原创 点击数:[] 更新时间:2016年05月16日 00:00
校行字〔2015〕49号

 第一章   

第一条  为进一步规范和科学管理学生档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《普通高等学校学生管理规定》等法律法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的学生档案是指我校在校的全日制本科生和研究生,从录取我校到毕业期间所形成的各种文件材料,是学生在校学习、生活和成长的历史记录。

第三条  学生档案是个人人事档案的重要组成部分。学生毕业离校后,档案应及时转入有人事管理权限的档案管理部门,学校不负责长期保管。

第四条  本着为培养人才服务、为社会服务的原则,档案馆对学生档案实行集中统一管理,监督和指导各学院及有关单位做好学生档案材料的收集、整理和传递工作,确保学生档案的完整与安全。

第二章  档案的收集

第五条  学生档案的收集工作,直接关系到学生档案的齐全完整和学生的切身利益。学生档案主要包含以下材料:

1.高中阶段的学籍材料;

2.高考考生报名登记表、体检表;

3.专升本学生专科阶段材料;

4.本科生入学资格复查登记表;

5.本科生在校期间各学年综合测评表;

6.本科生、研究生生毕业成绩单;

7.本科生、研究生毕业生登记表;

8.本科生、研究生就业派遣证;

9.研究生入学登记表、中期考核表;

10.研究生学位申请表、论文答辩情况表;

11.本科生、研究生在校期间奖惩材料;

12.本科生、研究生参加党校培训登记表;

13.本科生、研究生加入中国共产党、共青团志愿书及相关材料;

14.其他应存入学生个人档案的材料。

第六条  学生档案的归档时间与要求。

1.新生档案由档案馆和各学院共同接收。档案馆接收的新生档案,于9月底前转入学生所在学院。各学院完成新生入学资格审查后,收集齐全,于次年4月底前,造册移交档案馆。转专业的学生档案每年集中调整一次。

2.毕业生档案由各学院、教务处、招生就业处和研究生处形成归档。6月底前,将毕业生入党(团)材料、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生派遣证以及研究生阶段培养、学位材料移交档案馆。

3.学年综合测评表、学生奖惩等材料形成后,各学院应及时归档。

4.归档材料应保证齐全完整。各类材料归档时均要填写交接登记表(一式两份),由单位负责人签字,加盖单位公章,经档案馆核对无误后接收。

5.各归档单位应按照档案馆整体安排,及时将各类材料归档。凡不能及时完整归档所造成的后果由归档单位承担。

第三章  档案的整理与保管

第七条  学生档案遵循部门立卷的原则,在档案馆的指导下,由各学院进行分类、整理,并逐步实现学生档案查询电子化。

第八条  档案馆对学院整理的档案进行抽查和复查,即每次材料装袋完毕,抽查整理情况;毕业前对所有毕业生档案进行复查,核对归档材料是否齐全,档案袋内材料与目录是否相符,是否存在错装现象。对档案中缺少的材料,督促有关单位及时补齐。

第九条  档案馆对学生档案要定期进行检查,做好档案库房的“八防”工作,确保学生档案安全。学生档案在档案馆保管期间出现缺失的,由档案馆负责。

第四章  档案的利用

第十条  学生档案查阅要严格执行档案查阅制度。

第十一条  本校有关单位、辅导员因工作需要可查阅学生档案。其他单位或个人须持单位介绍信,方可查阅。学生本人不得查阅档案材料。

第十二条  查阅学生档案,必须严格遵守保密制度,严禁涂改、圈画、批注、撤换档案材料,不得擅自拍摄复制档案,不得泄漏档案的内容。

第十三条  学生档案一律不外借。用人单位因政审需要函调档案,要出具调档函,办理档案转出手续。

第五章  档案的传递与暂存

第十四条  学生毕业或不在学校继续学习的,应及时办理档案传递手续,避免档案滞留学校。

第十五条  各学院应认真核实毕业生派遣信息,并做好待传递档案的整理工作。档案馆负责统一传递档案。

第十六条  因特殊原因,需要缓派档案的,本人应提出书面申请,经所在学院同意,方可暂存。暂存期不超过一年。暂存期结束,毕业生应及时与档案馆联系,将其档案转出。如档案继续滞留学校,对个人产生的不利影响,由毕业生自负责任。

第六章   

第十七条  国际留学生、成教生的档案分别由国际教育学院、继续教育学院负责档案的收集、整理、保管、利用和传递。

第十八条  本办法由档案馆负责解释。

第十九条  本办法自发布之日起施行。



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