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安徽农业大学档案管理办法

作者:档案馆 文章来源:本站原创 点击数:[] 更新时间:2011年11月14日 00:00

(校行字〔201161号 2011年10月24日)

第一章 总  

第一条  为加强我校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合我校工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作,纳入学校整体发展规划和相关管理制度。

第四条  学校实行集中统一管理各类档案的原则,维护学校档案的完整与安全,便于开放利用。

第二章 档案机构和管理职责

第五条  学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

()贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

()将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

()建立健全与办学规模相适应的学校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

()研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管校领导协助校长负责档案工作。

第六条  学校设立档案工作委员会,由校长任主任委员,分管校领导任副主任委员,档案馆及有关职能部门的负责人为成员。委员会负责组织、协调全校档案工作。委员会办公室设在档案馆。

第七条  学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案资料的专门机构,其业务接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

学校按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)和《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000),完善和建设符合要求的档案库房和管理设施。并根据实际需要设立分室,单独保管需要特殊保管条件且具有一定独立性的档案,由学校档案馆在业务上进行管理、指导、监督和检查。

第八条  学校按照原劳动人事部和国家档案局颁发的《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》确定的编制人数为学校档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制。

第九条  各学院、部、校直各单位、各教学辅助单位及课题组明确一名负责人分管本部门的档案工作,并配备一名或几名兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。

第十条  档案馆的管理职责:

()贯彻执行国家和省有关档案工作的法律、法规和方针政策,综合规划学校档案工作;拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

()指导、监督、检查校内各单位归档材料的立卷归档工作,业务上领导校内各档案分室;对学校所属机构的档案工作进行监督和指导;

()负责对全校不同载体的各类归档材料及重要资料的接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管工作;

()编制档案检索工具,编研、出版档案史料,积极开发档案信息资源;组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

()做好档案保护工作,确保档案的完整和安全,延长档案使用寿命;

()开展档案的开放和利用工作;

()建立健全学校档案工作网络,负责对全校专、兼职档案员进行业务培训;

 

()利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

()积极开展档案学术研究和交流活动;

()积极开展校史研究,举办校史展览并做好校史馆的建设、维护和日常管理;积极创造条件,努力建成爱国主义教育基地。

第十一条  学校档案馆设馆长一名,根据需要可设副馆长一至二名。馆长、副馆长应当具备以下条件:

()热心档案事业,应具有高级专业技术职务任职经历;

()有较强的组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

()年富力强,身体健康。

已担任馆长、副馆长和综合档案室主任而尚未具有高级以上专业技术职务任职经历的应尽快达到规定的要求。

第十二条  档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列本科及以上学历。在专职档案工作人员中实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,将按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第十四条  学校对档案人员中的涉密人员,将按照相关法律法规的规定予以审查批准,根据本校的实际,参照相关标准予以补助。

第三章 档案的管理

第十五条  学校坚持建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,提高我校档案管理水平。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十六条  建立和完善纸质档案材料和各种载体档案材料同步归档制度。文件材料的归档范围是:

()党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

()行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

()学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

()教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016)的相关规定执行。

()科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

()基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。

()仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

()产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

()出版物类:主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

()外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》(财会字〔199832)和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999691)执行。

(十二)人事类:纳入高等学校管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔200912号)执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照()片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十七条  学校实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的兼职档案员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。

第十八条  学校内部机构合并、分立、撤销或产生其他变动时,机构负责人和相关工作人员必须区别情况,依法、合理处置档案后才能离开岗位。

第十九条  校内单位与校外其他单位分工协作完成的项目,我校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,校内单位应当将复制件送交我校档案馆保存。

第二十条  教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向所在单位报送后,向档案馆移交集中统一管理,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式交校档案馆保存,学校给予适当奖励。

对于与学校有关的各种档案史料,对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,由学校收集归档保存。

第二十一条  在学校各项活动中形成的,或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研材料等,原则上由学校档案馆集中管理。

第二十二条  学校档案馆对入馆的各类档案都要实行科学的分类、鉴定、编号、排架,编制适合现代化管理需要的检索工具,实行计算机管理,提高科学管理水平和服务质量。

第二十三条  学校档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十四条  学校档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十五条  学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。档案工作如发生突发事件,应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定,立即向校长报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,将建立、健全有关规章制度,由专人负责。

档案馆(室)工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度,及时做好登记,随时入库。

档案库房安全管理要明确责任,库房环境和设施要达到要求,做好“八防”(防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗);未经批准,非本馆(室)人员一律不得进入库房;未经批准,任何人员不得私自将档案携带出档案馆(室);涉密档案未经领导批准不得查阅。

第二十六条  学校档案馆做好档案统计工作,定期对各类档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第二十七条  归档时间与要求:

(一)校直各单位、各教学辅助单位、各学院形成的党政类材料应在次学年3月底前归档;

(二)各学院形成的教学类材料应在次学年9月底前归档;

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后3个月内归档;

(四)财会部门及各经济实体单位形成的材料,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管1年,期满后的次年5月底前归档。

第二十八条  学校档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用

第二十九条  档案馆所保存的各类档案,主要供本校各单位利用。为充分发挥档案的作用和效益,档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全校以至社会开放属于开放范围的档案。凡持有合法证明的单位和个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用属于开放范围的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,应经档案馆馆长批准。

学校重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经分管校领导批准。利用涉密的档案,须经学校保密办主任批准。

第三十条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构,加盖学校档案馆公章的复制件,与原件具有同等效力。用于公益目的的一律不收费,用于个人或者商业目的的按照教育部颁发的《高等学校档案管理办法》有关规定合理收取费用。

第三十一条  学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

()涉及国家秘密的;

()涉及专利或者技术秘密的;

()涉及个人隐私的;

()档案形成单位规定限制利用的。

第三十二条  学校档案开放将设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DAT18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三十三条  学校档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,需报请校长批准。

第三十四条  学校档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。学校将创造条件,在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十五条  学校将档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十六条  学校对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

对涉密档案、声像、电子等特殊载体档案,按规定设置专门库房、配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。确保档案库房自成体系,库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间,适应今后二十年档案保管的需要。

第三十七条  学校逐步增设专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆()建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十八条  建立档案工作检查、考核制度,明确岗位职责,对成绩突出的单位或个人给予表扬或奖励;对工作失职,造成档案损失的单位或个人,按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》,追究相关责任。

第三十九条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

()在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

()在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

()在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

()将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的;

()同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十条  有下列行为之一的,学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

()玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

()违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

()涂改、伪造档案的;

()擅自出卖、赠送、交换档案的;

()不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

()其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附  

第四十一条  党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、声像、实物及个人学术等各类档案工作规范,由档案馆负责制定,报请校长办公会议研究通过后施行。

第四十二条  凡此前学校印发的有关档案工作管理办法与本办法不一致的,以本办法为准。

第四十三条  本办法由档案馆负责解释。

第四十四条  本办法自印发之日起施行。



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