档案馆2019

今天是19年6月26日星期三
   

安徽农业大学学生档案管理办法实施细则

作者: 文章来源:本站原创 点击数:[] 更新时间:2019年12月02日 15:19

第一章 总 则

第一条 目的和依据

为进一步规范和科学管理学生档案,根据《安徽农业大学学生档案管理办法》制定本实施细则。

第二条 术语和定义

新生档案是一年级学生档案的统称。

遗留档案是指学生毕业、退学、开除学籍等学籍隶属关系发生变化,本人不在学校,但其档案仍滞留在学校的档案。

第三条 学生档案管理体制

学校按照“统一管理、分级负责”的原则,建立校院两级的学生档案管理体制。

档案馆统筹规划全校学生档案业务工作,集中保管全校学生档案,并承担学生档案利用工作。

各单位在档案馆指导下,承担学生档案的收集、整理、保管、转递等工作。

第二章 档案的收集

第四条 新生档案的接收

邮寄到校的新生档案由档案馆接收。自带到校的本科生新生档案由各学院接收;自带到校的研究生新生档案由研究生院接收,登记后移交档案馆。

新生档案由档案馆分类后,移交各学院核查。

第五条 新生档案的归档

新生档案由各学院整理核查后归档,其中本科转专业学生档案由原学院归档,归档时间为每年4月底前。

第六条 各类材料的归档

本科生学年综合测评表由各学院收集归档, 归档时间为每年12月底前。

本科生入学登记表、毕业生登记表、入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等材料由各学院收集归档,本科生毕业成绩单由教务处归档。

研究生入学登记表、中期考核表、毕业生登记表、毕业成绩单、学位申请表、论文答辩情况表、培养计划、授予学位的决定、入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等材料由各学院收集归档。

毕业生就业报到证存根由招生就业处归档。

本科毕业生各类材料归档时间为每年6月底前;研究生毕业生各类材料归档时间为每年6月底前和1月初。

校内各单位形成的其他应当归入学生档案的材料,由形成单位归档。校外单位形成的应当归入学生档案的材料,由各学院收集归档。

第七条 档案收集的监管

档案馆应根据档案材料形成轨迹,对照交接登记表、归档详单,逐份核查档案。归档材料有缺失的,归档单位应尽快补归。交接登记表须由单位负责人签字,加盖单位公章。

第三章 档案的整理与保管

第八条 本科生档案的整理

本科生新生档案移交学院后,由各学院完成档案初步整理工作。整理工作包括更换档案袋和制作档案目录。档案目录应客观真实反映档案有无状况,不夹杂主观判断。专升本新生因发展党员需要继续培养、教育的,其入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等相关材料可以从个人档案中取出,由各学院集中保管。

本科生各类材料由各学院在档案馆指导下,整理装入个人档案袋。

第九条 研究生档案的整理

研究生新生档案移交学院后,由各学院完成档案初步整理工作。初步整理工作同本科生。研究生因发展党员需要继续培养、教育的,其入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等相关材料可以从个人档案中取出,由各学院集中保管。

研究生各类材料由各学院在档案馆和研究生院指导下,整理装入个人档案袋。

第十条 档案整理的监管

档案馆应对日常档案整理工作进行抽查,对毕业档案整理工作进行逐份核查,保证档案材料准确。各学院在档案馆完成整理工作后,应填写《学生档案管理登记表》,保证档案安全。

第十一条 档案的保管

档案馆应认真落实档案盘库制度,做好档案库房的“八防”工作;监督各学院档案保管工作,确保学生档案实体安全。

第四章 档案的利用

第十二条 档案的利用范围

因工作需要,符合下列情形之一的,可以查阅学生档案:

(一)用人单位录用前政审;

(二)学院相关负责人、辅导员(班主任)了解学生信息或其他工作需要;

(三)学生本人对档案记录信息存疑的或者其他个人需要。

学生可以查询本人档案流向,获取相关证明材料。

第十三条 档案的查阅程序及要求

用人单位凭介绍信和政审人身份证查阅学生档案。

各学院学生档案负责人以外的其他老师,凭学院开具的证明材料查阅学生档案。

学生本人可向学院提出查阅申请,再由学生档案负责人查阅;也可凭本人身份证、学生证等有效证件,由档案馆工作人员查阅并告知。学生不得翻阅本人档案。

查阅学生档案,必须严格遵守保密制度,严禁涂改、圈画、批注、撤换档案材料,不得擅自拍摄、复制档案,不得泄漏档案的内容。

第十四条 档案的借阅

各学院可以借阅学生档案。借阅时,需填写《安徽农业大学档案离馆借阅利用告知承诺书》。借阅档案个别材料,而非调出整份档案的,应将申请放入学生档案袋备查。

档案馆一般不对校外单位提供学生档案借阅。若用人单位需借阅档案进行政审的,应提供调档函,将档案调出。调档后未录用的,毕业生(包括应届毕业生)档案不得调回学校,应由本人办理转递至人才服务中心等档案管理部门,在校生档案可以调回学校。

第五章 档案的转递

第十五条 毕业生档案转递

本科生毕业档案转递信息由各学院提供,研究生毕业档案转递信息由研究生院提供。邮寄方式转递的档案应写明详细地址、接收人和接收人电话。

毕业生档案未寄出前更改档案转递信息的,学生需至档案馆提交重新打印的《毕业生就业报到证存根》。毕业生档案寄出后更改档案转递信息的,应与原报到单位联系。

由于特殊原因不能按期转递毕业档案的,应由毕业生提交《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》,经档案馆同意后方可暂缓寄出,缓存时间一般至当年年底。

第十六条 遗留档案转递

遗留档案转递需由本人提出调档申请,并提交新打印的报到证或单位调档函。

各学院应及时告知退学、开除学籍等学生办理档案转递事宜。学生本人或委托人凭学校退学文件、户口本复印件和《安徽农业大学退学学生档案转递申请表》等材料,至档案馆办理档案转递。

第十七条 在读研究生档案转递

在读研究生由于就业等原因需要转递档案的,须提供单位调档函,经导师和学院签署意见后,由研究生院审批,再提交档案馆方可办理档案转递。

第六章 档案管理目标与主体责任划分

第十八条 学生档案管理目标

学生档案工作应实现“零缺失”、“零差错”、“零丢失”的管理目标。各单位需指派专人负责学生档案工作,在学生档案形成、管理流程中,与档案馆各负其责。

第十九条 档案馆职责

档案馆应做好学生档案各项工作的规划、统筹、组织、验收、指导、服务等工作,保证在馆档案的安全和档案转递安全、及时,为师生提供档案信息利用,保存好档案转递凭证,以备毕业生查询。

第二十条 研究生院职责

研究生院应协调监督各学院,配合档案馆做好研究生档案的收集、整理、转递工作。

研究生院应确保接收的新生自带档案实体安全,并及时向档案馆移交;保证毕业研究生成绩单(含提前和推迟毕业的学生)和学籍信息更改等材料的齐全完整;及时提交档案转递数据,并保证数据准确详实。

第二十一条 教务处职责

教务处应保证本科生毕业成绩单(含提前和推迟毕业的学生)的齐全完整,并及时将学籍信息更改等材料原件移交档案馆,归入学生本人档案保存。

第二十二条 招生就业处职责

招生就业处应保证就业报到证存根的齐全准确,有信息更改事项及时与档案馆联系,并协助档案馆做好毕业生档案相关宣传、培训工作。

第二十三条 学生处职责

学生处应做好本科新生入学登记表、学年学生素质综合测评表、选调生档案、评奖评优和违纪情况等材料审查工作,并协助档案馆做好学生档案管理工作。

第二十四条 各学院职责

各学院应按照学生档案各类材料形成的轨迹,做好档案收集、整理、转递工作,确保学生档案齐全、完整、准确、安全。

各类档案材料在学院保存期间,由学院保证其实体安全,不得出现遗失、损毁的情况。新生入校后,各学院还应核查入校前形成的录取材料和党(团)材料。有缺失的应联系学生追查,再归入个人档案。各类由学院归档的材料,均应收集齐全,应归尽归,与档案馆做好交接工作。档案材料整理必须准确,杜绝出现错装、漏装的情况。

各学院提供的档案转递信息应详实、准确、及时。避免出现由于转递信息指向不明、转递地址错误导致的误寄、退回的情况。

第二十五条 责任追究

各单位在学生档案管理过程中应各负其责,应归尽归。在档案的收集、整理、保管、转递等工作中发现漏归、错装、错寄、遗失等情况的,应积极补就,降低损害,情节严重的,依照《档案管理违法违纪行为处分规定》,按照《安徽农业大学教职工处分暂行规定》有关规定,追究相关人员责任。

第七章 附 则

第二十六条 本细则由档案馆负责解释。

第二十七条 本细则自发布之日起施行。



Copyright 2019 © 安徽农业大学档案馆 All Rights Reserved 皖ICP备05014183号