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档案协会

协会简报2008年第2期

作者:档案馆 文章来源:本站原创 点击数:[] 更新时间:2008年08月26日 00:00

 目录

一、安徽省高等学校档案工作研讨会在浙江大学召开
二、省教育厅办公室张尔桂副主任讲话
三、浙江大学档案工作情况介绍
四、《安徽省高校文书档案归档范围及保管期限表》制订工作研讨会在安徽大学召开
五、合肥地区高校档案协作组业务培训及省内考察顺利完成
六、芜湖市高校档案协作组会议在市电大召开
安徽省高等学校档案工作研讨会在浙江大学召开
815日至18日,安徽省高等学校档案工作研讨会在浙江大学档案馆顺利召开。会议围绕“档案信息化和安徽省高校文书档案归档范围与保管期限表(讨论稿)”为主要议题进行了深入的探讨。来自全省44家会员单位的75档案工作负责人和专职档案工作人员参加了会议。会议由丁毅信理事长主持。
会上,浙江大学档案馆王榕英副馆长从人才队伍、办公条件、数字档案馆建设、档案资源建设、名人档案等方面向与会代表介绍了浙江大学档案馆的概况。近几年来,浙大档案馆努力推进数字档案馆建设,建立、开放了档案网上查询系统,并在全国高校率先实施电子文件远程归档,正努力建成为全方位记录浙大办学发展历史、汇集整合珍贵档案史料并有效保管的基地、档案信息资源全面数字化、信息化并依法开放利用和示范的基地以及展示浙江大学深厚历史底蕴和深刻办学内涵的文化教育基地。
省教育厅办公室张尔桂副主任发表了热情洋溢的讲话。他首先高度肯定了各高校档案部门和广大档案工作者长期以来为我省教育事业所作出的无私奉献以及协会近两年来卓有成效的工作。他指出,协会成立近两年来,各项工作有序开展,成效非常明显,开局良好,得到了会员单位的高度认可,省教育厅对协会的工作也是肯定的,作为协会的主管部门,省教育厅将一如既往地支持协会的工作。他就如何做好今后一段时期的高校档案工作,进一步加快我省高校档案工作的发展提出了几点希望:1、要进一步提高对做好高校档案工作的认识,增强做好档案工作的使命感、责任感,要培养对档案事业的感情和激情,要努力学习档案业务知识、提高业务能力;2、要进一步提高档案为学校中心工作的服务意识和服务水平,牢固树立服务意识,加强档案资源建设,不断创新管理手段,要在服务对象和服务模式上创新;3、要进一步发挥高校档案工作协会的作用,协会要积极发挥好组织协调、桥梁纽带、参谋咨询的职能,真正成为教育行政部门和各高校的得力参谋和助手,为推动我省高校档案事业的可持续发展献计出力。
安徽大学马仁杰教授就《安徽省高校文书档案归档范围与保管期限表》(讨论稿)相关内容向与会代表作了一场精彩的报告。他强调,考虑到省内高校档案工作实际,制定了两套高校文书档案归档范围与保管期限表,各高校可根据本校实际情况选择采用。会议要求皖北、皖中、皖南三片对《安徽省高校文书档案归档范围与保管期限表》(讨论稿)进行深入讨论。
会后,与会代表还兴致勃勃地参观了浙江大学校史馆。
围绕教学中心 服务发展大局
促进我省高校档案工作再上新台阶
(省教育厅办公室副主任张尔桂)
同志们:
受省教育厅办公室吕主任的委托,非常高兴来参加安徽省高校档案工作研讨会,一来与各位同仁见见面,熟悉熟悉;二来学习学习档案方面的业务知识。
长期以来,各高校档案部门和广大档案工作者,任劳任怨、无私奉献、淡泊名利,在平凡的岗位上,创造了不平凡的业绩,为学校的建设和发展做出了重要贡献,为我省高校档案事业的发展做出了重要贡献,为我省高等教育的跨越式发展作出了重要贡献。借此机会,我向出席今天会议的同志并通过你们向全省高校档案战线的同志们表示亲切的慰问,向省高等学校档案工作协会表示衷心的感谢!
下面,我就如何做好今后一段时期的高校档案工作,进一步加快我省高校档案工作的发展,结合研讨会的主题,讲几点不成熟的意见,供大家参考。
一、进一步提高对做好高校档案工作的认识
世纪之交,面对全球经济竞争日益激烈的形势,党和国家及时提出了科教兴国战略和人才强国战略,为加快高等教育改革发展作出了一系列重大决策和战略部署。我省抢抓国家大力发展高等教育的契机,坚持两个“刻不容缓”,实施高等教育“双百工程”(即到“十一五”末,各类高等教育在校生达到100万,高校规模达到100所),我省的高等教育实现了跨越式发展,截止2007年底,我省省属高校91所,在校生74万余人,高等教育毛入学率达19.7%,提前进入高等教育大众化阶段,我省高等教育发展“创造了奇迹”(王明方语)。
近年来,国家又将发展高等教育的战略重点转移到提高质量上来。高等教育的质量工程是一项系统工程,需要包括档案工作者在内的全体师生员工的共同努力,需要包括档案工作在内的全校所有工作的水平提高。
高校无论是外延的扩张,还是内涵的提升,都对档案工作提出了不同于“精英教育”阶段新的更高的要求。为此,高校档案部门和档案工作者要不断增强档案工作的紧迫感和自觉性,深刻理解档案工作的现实意义和历史意义。具体来说,高校档案工作是精神文明建设的重要内容,是物质文明建设的重要条件,是维护历史真实面貌的重要事业,是教育事业的一项基础性工作。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。
近些年来,我省各高校的档案工作虽然取得了很大的成绩,但与新的形势、新的要求相比,还存在不少差距。如果用一句话来讲,就是高校档案工作与高等教育事业的整体发展不同步、不协调。造成这种局面的原因是多方面的,如一些高校的领导和教职工对归档工作认识不够。我们今后将有意识、有重点地督促高校领导加强对档案工作的认识,让他们重新认识档案工作绝不是可有可无的,而是非做不可的,要让他们自觉将档案工作作为自己职责范围内的一项重要任务,努力在全校形成关心档案工作、支持档案工作的氛围,从而使档案的作用得以充分发挥,使档案工作进入良性循环的轨道。还有,部分高校档案工作的馆藏设施比较差,档案基础设施比较简陋。这其实也是第一个原因引申产生的。
但我这里还要说的是,无论领导的重视程度与否,高校档案部门和档案工作者自己一定要提高认识,首先是自己不能将自己看成是可有可无的人,不能将自己的工作看成是可有可无的工作。要真正增强做好档案工作的使命感、责任感,要培养对档案事业的感情和激情,要努力学习档案业务知识、提高业务能力。正如刚才浙江大学档案馆王馆长所说的“被动下的工作主动做,冷门工作热心做”。
二、进一步提高档案为学校中心工作的服务意识和服务水平
档案贵在于活、重在于用。就高校档案工作来说,要围绕学校的中心工作,准确定位,突出重点,加大服务力度,改善服务质量,拓展服务功能,提高服务水平。
一是牢固树立服务意识。档案信息资源的开发与利用是档案工作的最终目的,也是档案以服务求生存、以贡献求发展的体现。学校档案部门必须紧紧围绕学校的中心任务,找准工作的切入点和结合点,要做到学校整体建设覆盖到哪里,档案服务就延伸到哪里;学校建设需要什么服务,档案部门就要努力提供相应的服务。比如,在本科的教学水平评估工作或高职高专的人才培养工作水平评估中,档案部门就要围绕这项中心任务提供优质服务,提供教学管理方面的支持性文件。
二是加强档案资源建设。结构合理内容丰富的档案资源是档案馆开展服务的前提条件。各高校档案部门要在加强文件材料归档工作的同时,加强特色珍贵档案接收征集工作,特别是学校名人、重大活动、重要事件、重点建设项目档案,要努力挖掘收集,使档案部门真正成为学校保管档案的基地。如前年辽宁省的一高校向国民党名誉主席连战提供了其母亲在沈阳学校工作期间的档案,在海峡两岸产生了极大的影响。再如,最近发现毛泽东在湖南省立第一师范学校求学时的学籍档案《湖南省立第一师范学校职员学生一览表》,这份保存在湖南省芷江侗族自治县档案馆的珍贵档案,记载了当时毛泽东的基本情况,帮助我们进一步了解这位伟人。
三是在不断创新管理手段。当前创新管理手段主要是强化档案信息化建设,用先进的数字技术来改变档案工作的传统工作模式。随着高校信息化管理水平的不断提高,电子文件和数字化信息大量产生,档案部门工作方式和管理手段必须与之相适应、相配套,切实做到在线同步接收、同步归档,切实保证电子文件和数字化信息归档的齐全、完整、准确和安全保管。同时,还要对馆藏传统载体档案进行数字化处理,逐步实现高校档案的在线接收,数据库管理和在线利用,不断提高高校档案工作的现代化管理水平。
四是要在服务对象和服务模式上创新。高校档案工作传统的服务对象主要集中在学校领导和学校各个部门,以对学校管理和教学服务为主,习惯于等用户上门的服务模式。今后,随着高校与社会、与企业联系的不断紧密,高校档案工作要逐步走向社会,走向开放,面向社会提供优质档案服务。
三、进一步发挥高校档案工作协会的作用
安徽省高等学校档案工作协会成立近两年时间来,各项工作有序开展,成效非常明显,开局良好,得到了会员单位的高度认可,省教育厅对协会的工作也是肯定的。作为协会的主管部门,省教育厅将一如既往地支持协会的工作。
希望协会积极发挥好组织协调、桥梁纽带、参谋咨询的职能,真正成为教育行政部门和各高校的得力参谋和助手,为推动我省高校档案事业的可持续发展献计出力。
在今年4月18日召开的协会常务理事会上,厅办公室朱乃韬副主任已对协会工作提出了三点要求,即做好与有关方面的联系、协调和会员发展工作,搞好培训、扩大影响,加强指导、提升工作的整体水平。希望协会按照这个要求,认认真真、扎扎实实地去做,抓出成效。
最后,预祝研讨会取得圆满成功!
谢谢大家!
浙江大学档案工作情况介绍
——浙江大学王榕英副馆长在安徽省高等学校档案工作研讨会上的讲话
一、领导重视、经费保证
1、近几年的行政业务经费保持在每年20万元左右;
2、投入数字档案馆的一、二期经费200万元;
33年校批专项和校长特批经费年均25万元(支持大型展览、密集架增置、先进颁奖、名人名家书画征集等)
二、基础设施、组织机制、队伍建设
1、档案基础设施
A2003年在西溪校区新建了3300平方米的档案馆馆舍,其中库房面积1400平方米
B、配置了840立方米手动密集架、15只基建底图柜以及扫描仪、光刻机、计算机、服务器等现代化装具和设备。并配备有防火、防盗自动报警系统
C、保密与非保密档案在目录与实体上严格分开
2、组织架构
A学校调整了以副校长来茂德为主任的档案工作委员会
B建构了76个学院、部门、校区管委会和直属单位为归档立卷部门
C、除学校为档案馆定编21人专职档案员外,还建立了由全校各立卷部门155人组成的兼职档案员队伍
3、内设机构
A、收集指导办公室(5人)
B、保管利用办公室(3人)
C、信息开发办公室(3人)
D、特种档案办公室(3人)
E、编研展览办公室(2人)
F、综合办公室(2人)
4、队伍建设
A、学校为档案馆定编 21
B、目前在编在岗 21
C、设 5 5 副科级干部(平均年龄为40.4岁,具有研究生学历和硕士学位占50%以上)
D21人中(男性5人,女性16人),硕士研究生9人,大学本科8人,大中专4
三、馆藏构成(全宗)
A、浙江大学B、杭州大学C、浙江农业大学D、浙江医科大学
E、之江大学F、国立英士大学G、杭州工学院
H、浙江省农村经济管理干部学院 I、解放前浙江大学档案J、沈德绪个人档案
四、馆藏总量(统计至2007年底)
147586卷,173185件,可供查询的档案152755卷,目录数已达1032811
五、面向一流,明确指导思想;提升形象,拓展两大任务;创新机制,重视档案收集;突破常规,强化资源建设;不断“亮相”,扩大服务利用
1、面向一流目标,服务学校大局;拓展外部环境,创造形象亮点;发挥综合优势,提高工作绩效。
2、建设三大基地
A、成为全方位记录浙大办学发展历史、汇集整合珍贵档案史料并有效保管的基地
B、成为建设数字化、信息化档案并依法开放利用和示范的基地
C、成为展示浙大深厚历史底蕴和深刻办学内涵的文化教育基地
2、思路开拓,理念开放,心态开明
A、被动下工作主动做
B、冷门工作热心做
C、滞后工作超前做
事在人为,有作为才有地位。以资源求生存,以服务求支持,以创新求发展,真正使档案工作融入到学校整体发展和学校创建世界一流大学的宏伟目标中去
3、拓展两大任务
A、加快档案信息基础设施建设和档案信息资源建设,加快数字档案馆建设的进程
B、开展学校档案史料征集和编研工作,建设和管理有浙江大学特色的校史馆和博物馆
4、确立目标,建设具有国内先进水平的集成式数字档案馆
A、既是内容管理系统,又是不同信息系统之间数据共享的集成系统,更是档案数字信息长期保存和有效利用的系统
B、分期实施建设内容——包括数字档案馆标准规范建设、数字档案馆系统建设、门户网站建设、档案数字资源内容建设、现行电子文件捕获、保管和共享机制建设、数字档案馆安全保障体系建设等
C20064月,数字档案管理系统和部门预立卷系统正式启用后,浙江大学在全国高校中率先全面实施电子文件的归档管理
D、档案信息资源的数字化
学生成绩册数字化建设(近700000页)
基建图纸数字化建设(43500多张)
成果奖状与专利数字化(5400张)
行政、党群类文件数字化建设
名人档案数字化建设
馆藏视、音频档案数字化建设
学校重大活动档案数字化建设
其它资源建设:学位论文、每日一图、求是英才等
E、辅助工具及软件开发
学籍卡、成绩单获取工具
办公自动化电子公文获取工具
数字档案(全文)备份/还原工具
馆藏数码照片管理系统
成绩册、基建图纸查询子系统
F、环境建设
建立传统载体档案数字化平台,为实现传统载体档案提供硬件基础
为有效地管理和长期保存档案数字资源并提供有效服务,已建立了相应的服务器、存储设备及其他基础设施,以确保档案数字资源服务系统的正常、安全运行与可持续发展
G、系统对接与无缝集成
- 第三期建设,将实现数字档案馆与校内各
部门以及院、系业务系统的无缝集成,解决
学校教育管理结构化数据的归档管理
- 在实现学校办公自动化系统与数字档案馆
系统无缝集成的基础上,将进一步完善和落
实电子文件的“双轨制”归档工作
5、推进校史馆建设,强化宣传教育功能
A、组织人员,积极编撰校史馆布展的文照图物稿
B、全力参与,110周年校庆校史馆如期开展
C、全面负责管理和向全社会免费开放
D、目前浙江大学校史馆已被省委、省政府批准命名为省级爱国主义教育基地
E、去年、今年暑期都向全省中小学及杭州市民发出邀请,欢迎来校史馆参观,借此扩大档案信息资源的传播,并扩大浙大的文化影响力
F、以北京举办2008奥运会为契机,挖掘档案史料,彰显浙大体育精神和体育文化,推出《放飞梦想——奥运精神与浙大体育》大型展览
6、创新机制,重视档案收集
A、积极探索纸质文件、电子文件、校园信息三位一体,常规归档与即时归档互为结合的归档新模式,拓宽档案征集渠道,为学校汇集更多的记录办学、见证发展的档案史料
B、完善归档工作考核办法,积极拓展良好的互动的内外部环境,促使被动归档为主动归档
C、努力提升自身的形象,千言万语做宣传,真心诚意树牌子,千方百计收真品
D、每年不定期举办全校兼职档案员的业务培训,提升部门立卷归档的业务质量
E、保持每2年开展档案工作先进集体和先进个人的评审工作,强化激励机制
7、突破常规,强化资源建设
A、持续努力,突破重大活动、重大事件、重要成果、重要人物“四重”档案信息资源的归档和建设
B、已经突破改革开放以后恢复学位制度以来没有学位照归档的现状
C、全面建设档案全文数据库和多媒体档案数据库
创建特色档案,如浙江大学名人档案,已建档19 人,近3000件档案材料被收藏
D、沈德绪家庭档案进馆,成为浙大馆藏资源建设的一大特色和亮点
E、编办《竺可桢纪念馆》、 《浙大西迁办学历史展》、《俊彩星驰》、 《馆藏书画展》、《音乐生活展》、《档案图片展》等网上展览
8、不断“亮相”,扩大服务利用
A、重视档案信息资源的开发、盘活和利用,重点做好有档案文化价值的编研工作,创编了体现办学特色和高校档案特色的《浙江大学馆藏档案》年刊
B、出版了以馆藏历史照片为主的《浙江大学图库》光盘8
C、完成了《百位浙江大学人文社会科学名家》课题
D、免收面向全校师生的调档查档服务费,以建立档案归档和利用的良性循环机制
E、与龙泉档案局签订合作协议,互补共享档案信息资源,建立档案业务学习交流机制和平台,首开为地方服务
借助成绩单纪念册的制作,使档案凝情
F、先后为汤永谦、刘奎斗、郑润生、叶笃正、张直中、何步基、章明涛、施雅风、谢觉民、朱敏等教授制作成绩单纪念册500多册
G、刘奎斗校友说:“这是给我的最好礼物。没有想到我60年前的成绩单母校还保存得这样好,没有想到我还有这张年轻的照片。母校没有忘记我,祖国没有忘记我。我要给台湾的校友们看看,我们的根在浙江大学。”
H、谢觉民校友说:“我爱老师,我爱母校,我爱祖国。我要常回母校看看。回母校就会长寿。”
I借助电视台的专题拍摄,使档案留痕
J为中央电视台、上海电视台、浙江卫视制作《竺可桢与浙大》、《竺可桢·1938》、《见证——文军长征》等专题片提供了大量珍贵的历史画面
K、借助院史编写、出版社出版,使档案成史
L、为出版《竺可桢文集》,竺可桢儿子竺安委托其侄儿竺碚到浙大档案馆查阅到了大量珍贵历史资料,激动地写下了“感谢浙大档案馆对如此久远的历史资料的完好保存及查阅”
M2006年宣传部立项的16个校史研究课题组,大量利用了学校档案馆藏资源
N2007年浙大110周年校庆《百年求是》丛书中的《学术浙大》、《惊鸿浙大》、《西迁浙大》、《名流浙大》、《诗词浙大》等书篇,都主要靠调阅馆藏档案所编写。

省省内简讯


 

《安徽省高校文书档案归档范围及保管期限表》制订工作
研讨会在安徽大学召开
68日,由协会学术部承办的“安徽省高校文书档案归档范围及保管期限制定工作研讨会”在安徽大学档案馆召开。会议的主题是制定全省高校文书档案归档范围及保管期限表。来自皖北、皖中、皖南三片会员单位共十一位代表参加了会议,他们是丁毅信、周继萍、马仁杰、李瑛霞、李燕、程学玲、刘社文、陈文兵、钱爱华、匡定发和李淑华。省档案局业务指导处胡华平副处长应邀出席了会议。会议由安徽大学档案馆副馆长马仁杰主持。
会上,代表们针对安徽大学和安庆师范学院制定的文书档案归档范围及保管期限表初稿展开了积极的讨论,认为制定全省高校文书档案归档范围及保管期限是我省高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,对促进我省高校档案工作又好又快发展,构建社会主义和谐校园具有十分重要的意义。会议对文书档案归档范围及保管期限初稿进行了补充和完善。会议强调,根据国家档案局第八号令以人为本的精神,凡是涉及与个人权益有关的档案保管期限需调整为永久保管。会议还对其他相关条款做了相应的调整和补充。
省档案局胡华平副处长做了总结讲话。
(安徽农业大学档案馆供稿)
合肥地区高校档案协作组业务培训及省内考察顺利完成
为进一步做好高校档案工作,提高档案人员的业务水平和综合素质,迎接省档案局档案安全大检查, 516日至17日,由协作组组长单位安徽中医学院牵头,组织举办了合肥地区高校档案协作组业务培训班,来自14家成员单位共29人参加了培训和考察。
培训班对省档案局下发的皖档办〔200827号《关于开展档案安全大检查的通知》进行了学习,并就如何搞好新时期档案安全工作进行了深入地研讨。培训班一行还赴屯溪考察学习了安徽徽州文化博物馆等单位的一些好的经验和做法。大家认为这次培训和考察对档案工作起到了极大的启发作用,对档案人员如何结合高校实际搞好档案保护、有效地开发档案信息资源起到了一定的借鉴作用。
(安徽中医学院档案室供稿)
芜湖市高校档案协作组会议在市电大召开
613下午,芜湖市高校档案协作组会议在市电大召开,协作组各成员单位均派代表参加,市档案局业务指导科、法规宣传科有关负责同志到会指导并讲话。
会议首先由协作组组长、安师大档案馆陈文兵馆长传达了2008年全市档案工作会议精神,学习了市委常委、秘书长丁祖荣同志的讲话,以及市档案局局长胡正强同志所作的工作报告。与会同志认为,在新的形势下,高校档案工作是能够大有作为的,应进一步树立以人为本的档案服务理念,积极推进档案信息化建设进程,切实把实现“两个转变”、建立覆盖人们群众的档案资源体系和方便人们群众的档案利用体系,作为档案工作贯彻党的十七大精神,落实科学发展观的具体措施,不断提高高校档案工作整体水平。
大家就2008年各校如何贯彻实施国家档案局第8号令及《归档文件整理规则》进行了深入的、细致的讨论,交流了工作经验。会议要求各校积极创造条件,力争从2008年起文书档案实行按件管理。会议还介绍了安徽省高校档案工作协会今年上半年工作开展情况,布置了省、市两级档案主管部门关于档案学会换届、学术交流、档案学优秀成果评奖等活动。
市档案局业务指导科凤瞰宇、朱松梅,法规宣传科江龙军就当前芜湖市档案工作改革与发展情况、贯彻国家档案局第8号令、如何发挥高校档案馆(室)优势、档案信息化建设等问题分别在会上讲了话。
(安徽师大档案馆供稿)


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