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关于做好2018届毕业生档案整理工作的通知
作者： 文章来源：本站原创 点击数：[] 更新时间：2018年06月19日 00:00
各学院：
2018届学生即将毕业，为了保证毕业生档案的齐全完整和及时准确转递，现就有关事项通知如下。
一、核准档案传递去向
1、核实档案传递详细地址。请各学院对照毕业生签订的三方协议或考研调档函，认真核实毕业生档案传递地址，避免出现档案错投现象。请尽可能提供收件单位的收件人和电话，以方便档案流向查询，各人才中心详细地址、电话请参见附件1。档案传递到公司或企业的，需要毕业生核实对方单位是否有档案管理权限，没有档案管理权限的，需要提供档案托管的人才市场地址。
2、制作档案传递单（附件2）。除缓寄、考入本校研究生和档案传递至东方英才的以外，其他毕业生档案一律通过EMS传递。请各学院制作传递单时，对毕业生档案去向进行分类，每个学院一个EXCEL文档即可。
3、审核缓寄档案手续。毕业生毕业后，原则上需要及时将档案转出，如需要暂缓寄送档案的，按照《安徽农业大学学生档案管理办法》要求执行，并填写《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》（附件3），交至学院和档案馆学生档案管理中心共同审核。申请时要写明缓寄时间，到期没有办理改寄手续的档案，由档案馆按原报到地址寄出。缓寄申请截止时间为7月6日。
4、避免改派档案错寄。毕业生档案整理传递工作7月9日开始，届时不再办理毕业生档案改寄。7月8日前改派或打印报到证的，请学生至档案馆更新档案传递信息。
二、确保档案齐全完整
1、及时收齐待装材料
请各学院于6月底前，将毕业生登记表、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子考察表、入团志愿书等材料移交档案馆，并安排学生做好装档工作。
2、认真补全前期材料
在档案整理中发现有缺失入学前档案、入团志愿书、学年综合测评表等材料的，务请各学院抓紧追索、审查，并及时归档，尤其要把握好组织审查关。
三、按质做好传递工作
1、安排人员到位。各学院毕业生档案工作由就业工作负责人主持，安排工作人员牵头、组织必要力量实施。请各学院7月1日前推荐一名学生助理至档案馆。学生助理要求认真负责，做事细致，7月9日至13日能够在校，比较熟悉毕业生情况。学院协助办理学生暑期留宿工作，档案馆支付一定报酬。
2、保证档案准确。所有档案由学院整理封装，杜绝出现传递地址错误、漏装、错装的现象。如果学院毕业生中有重名的，该生所有材料均应注明学号。
3、控制档案滞留。除毕业生向档案馆申请缓派外，毕业生档案应及时传递离校，避免滞留。
四、档案传递工作时间安排
1、6月25日前，各学院根据派遣方案制作档案传递单。
2、6月26日至29日，复核档案传递单数据信息。
3、6月30日至7月6日，至档案馆领取EMS传递详情单，核对EMS传递详情单和档案传递数据。
4、7月9日至20日，完成毕业生档案传递工作。各学院具体时间安排另行通知。
2018年6月19日