各学院：

2016届学生即将毕业，为了保证毕业生档案的齐全完整和及时准确转递，现就有关事项通知如下：

一、核准档案传递去向

1、核实档案传递详细地址。请各学院对照毕业生签订的三方协议或考研调档函，认真核实毕业生档案传递地址，避免出现档案错投现象。请收件单位尽可能提供收件人和电话，以方便档案流向查询。档案传递到公司或企业的，需要毕业生核实对方单位是否有档案管理权限，没有档案管理权限的，需要提供档案托管的人才市场地址。

2、制作档案传递单（附件1）。除缓派、考入本校研究生和档案传递至合肥市内人才市场的以外，其他毕业生档案一律通过EMS传递。请各学院制作传递单时，对毕业生档案去向进行分类，每个学院一个EXCEL文档即可。

3、审核缓派档案手续。毕业生毕业后，原则上需要及时将档案转出，如需要暂缓派遣的，按照《安徽农业大学学生档案管理办法》要求执行，并填写《安徽农业大学毕业生档案缓派申请表》（附件2），交至档案馆学生档案管理中心审核。

4、避免改派档案错寄。毕业生档案整理传递工作自7月11日至7月26日结束。7月11日前改派档案或打印报道证的，请各学院进行登记，并在档案整理中及时更新寄档信息。毕业生档案整理期间需要改派档案的，请毕业生与学生档案管理中心联系（电话：65786525），仅对在馆档案进行更改，档案一经寄出不再办理改派。

二、确保档案齐全完整

1、及时收齐待装材料

目前每个毕业生档案待装材料有：

毕业本科生——高等学校毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生就业派遣证、入党材料、在校期间的奖惩材料等。

毕业研究生——入学登记表、中期考核表、毕业生登记表、毕业生成绩单、学位申请表和论文答辩表以及党团材料、在校期间的奖惩材料等。

鉴于有些材料尚在形成过程中，请各学院紧扣流程、联系相关部门，按照学校日程安排及时做好相应准备工作。

2、认真补全前期材料

根据近期审核，部分档案缺少的材料有：

毕业本科生——高考入学材料、入学资格审查表、入团志愿书、学年综合测评表；

毕业研究生——研究生入学前的档案（明确不转档案的除外）；

务请各学院抓紧追索、审查、归档，尤其要把握好组织审查关，追索的档案由学院统一收集归档，于6月17日前移交学生档案管理中心，并安排人员完成档案装袋工作。

三、按时完成整理工作

1、6月27日前请各学院把制作好的档案传递单（电子版）传至（43710184@qq.com）。

2、7月5日至档案馆取打印好的EMS传递封面，并核查是否有误。

3、7月11日后，根据档案馆时间安排（附件3），带齐所需材料，到档案馆整理档案。

四、按质做好传递工作

1、安排人员到位。各学院毕业生档案工作由就业工作负责人主持，安排工作人员牵头、组织必要力量实施。请各学院7月1日前推荐一名学生助理（经济管理学院和研究生学院推荐2名）至档案馆。学生助理要求认真负责，做事细致，7月11日至26日能够在校，比较熟悉毕业生情况，最好是应届毕业生。学院协助办理学生暑期留宿工作，档案馆支付一定报酬。整理毕业生档案时，请学院负责老师到场。

2、保证档案准确。所有档案由学院整理封装，杜绝出现传递地址错误、漏装、错装的现象。如果毕业生中有重名的，该生所有材料均应注明学号。

3、控制档案滞留。除毕业生向档案馆申请缓派外，毕业生档案应及时传递离校，避免滞留。

档案馆
                                 2016年6月7日

相关附件：
·附件3：各学院整理档案时间安排.doc
·附件2：档案缓派申请表.doc
·附件1：档案传递单.xls