各学院、各相关单位：

2009届毕业生即将离校，档案馆对毕业生教学档案的接收工作也将随之展开，请各有关单位认真做好2009届毕业生教学档案的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、毕业生教学档案的归档范围:

1、本科毕业生论文及所有本科毕业生论文电子版，由各学院归档；

2、本科毕业生论文成绩汇总表及电子版，由各学院归档；

3、本科毕业生合影照片，由各学院归档；

4、本专科毕业生个人照片及电子版、毕业生名册（数据信息表）及电子版，由教务处归档；

5、硕士、博士毕业生论文等材料（包括学位论文，学位申请表，论文答辩情况表，论文评议书，评阅人审核表，评价表，答辩委员会审核表，答辩委员会专家表决表等），由研究生学院归档;

6、硕士、博士毕业生论文电子版,由研究生学院归档；

7、硕士、博士毕业生个人照片及电子版、合影照片、毕业生名册（数据信息表）及电子版，由研究生学院归档。

8、三本毕业生毕业论文及电子版、论文成绩汇总表及电子版、合影照片、个人照片及电子版、毕业生名册（数据信息表）及电子版，由经济技术学院归档。

9、成教毕业生个人照片及电子版、毕业生名册（数据信息表）及电子版，由职成教学院归档。

二、毕业生教学档案的归档时间：

1、本科毕业生（含三本）所有档案材料要求在暑假前归档完毕；

2、硕士、博士毕业生照片及电子版、毕业生名册及电子版要求在暑假前归档完毕；

3、硕士、博士毕业生论文等材料要求在暑假前归档完毕。

4、成教春季毕业生所有档案材料要求在暑假前归档完毕。

三、毕业生教学档案归档的有关要求：

1、为保证本科毕业论文的完整、系统，本科论文应先按校级优秀、院系优秀和普通论文三个等级，以专业为单位分开。每一类论文以学号为序进行排列，转专业学生排在本专业之后。其他整理方式(如拆钉子等),可在论文归档过程中一并完成.

2、为保证毕业生论文电子版的真实可读性，本科毕业生论文电子版由各学院刻盘或用优盘归档。论文电子版使用word格式，以“学号-姓名”格式进行重命名，原则上一个学生的论文为一个word文档。如论文有附件的，将附件材料与word文档归入一个文件夹，压缩后进行重命名。附件中，图片使用jpg格式，需要专用软件才能打开的，应将软件放入文件夹一并归档。

3、为保证照片档案易于识别，具有保存价值，个人照片要求注明姓名、专业、学号、身份证号码及毕业证书编号；合影照片要求注明专业及人物姓名。

4、硕士、博士生论文等材料要齐全、完整，并附一份详情名单，以便核对。论文应先按优秀和普通论文二个等级，以专业为单位分开，学位申请表要贴有照片，论文封面必须有答辩委员会主席及作者黑笔签字，优秀毕业论文要在电子版的标题中注明，所有电子版毕业论文要在电子版封面标注：届别、姓名、专业、指导老师、论文标题。

                                          

档 案 馆

二○○九年六月九日