各二级党组织；各学院、部，机关各部门、校直各单位：

根据学校档案工作安排，归档工作已经开始。为了按时按质按量完成此项工作，做到“应归尽归、应收尽收”，确保学校各类档案齐全完整与安全，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

主要包括2020年度各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史纪录。

1．党政管理类：主要包括学校党群和行政组织的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结；上级机关与学校关于党群、行政管理的文件材料。

2．科研类（包含个人学术）：主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料；教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专著。

3．基建类：主要包括项目报批材料，地质勘探、地形测量材料，可行性研究、设计文件、工程管理、施工、竣工图及竣工验收、备案、决算等材料。

4．会计类：主要包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册、住房公积金等方面材料。

5．实物类：各单位、团体、课题组集体荣获的省级以上奖励的证书、奖杯、奖牌等。

6．学生类：主要包括高考入学材料、学生入学登记表（一式两份）、毕业生登记表（一式两份）、党（团）材料、学年综合测评表、评奖评优材料、研究生培养（学位）材料、毕业成绩单、毕业生就业通知单等，还包括学生入学前在专科、本科及研究生学校形成的所有个人材料。

7. 声像类：各类活动形成的照片、音像，毕业生合影照，毕业生个人照片等。

8．教学类：专业设置及实验室建设、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、教材、研究生学位论文（含培养等材料）、优秀本科论文、教学实习等。

9.电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的内容、结构、背景信息和元数据；各单位管理系统数据（标明系统版本、运行环境和数据截止时间）。

二、归档时间

1．党政管理类、实物类档案应在4月底以前归档。

2．科研、基建类档案在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

3．会计类档案及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的6月底前归档。

4．2020级学生档案（含本科及研究生）、2020年底毕业的研究生档案应于4月底前归档。2021届毕业生档案材料归档时间另行通知。

5．各类活动形成的声像档案随文书档案一同归档，毕业生合影和个人照片于当年9月前归档。

6．教学档案和按教学年度归档的档案应在9月前归档，其中本科毕业论文在寒暑假前归档。

7．随时移交学校形成的电子文件等。

三、注意事项

1．归档工作采取部门立卷，文件材料归档责任到人，各单位档案材料须由兼职档案员集中归档。

2．纸质文件、电子文件双套制归档。

3．归档党政管理类档案时，一并归档相应的声像类、电子类档案，将声像类、电子类档案转化为通用格式，并做好标注。因学校部分机构调整，各单位对党政管理类档案归档范围有疑问的，请及时联系业务指导与信息技术中心，电话：65786318。

4．各单位已停用的管理系统应做好数据备份和归档，应用系统数据应标明数据运行环境，系统名称、版本、截止时间等。

5．请各单位严格对照归档范围，在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作，档案馆将不定期公布各单位归档情况。

6．要认真填写《安徽农业大学档案材料交接登记表》，由所在单位主要负责人签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，交档人和接收人各执一份存查。

                              安徽农业大学档案馆

                                 2021年3月3日