各学院、部，机关各部门、校直各单位：

根据学校档案工作安排，归档工作已经开始。为了按时按质按量完成此项工作，做到“应归尽归、应收尽收”，确保学校各类档案齐全完整与安全，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

1.主要包括2023年度各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。具体请参考《安徽农业大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（附件1）

2. 2023年以前各单位应归档但未归档的重要档案材料。

3.电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的内容、结构、背景信息和元数据；各单位管理系统数据（标明系统版本、运行环境和数据截止时间）。

二、归档时间

1．党政管理类、实物类档案应在4月30日前归档，各类活动形成的声像档案随文书档案一同归档。

2．科研、基建类档案在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

3．会计类档案及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年。归档时间另行通知。

4．2023级学生档案应于3月底前归档。2024届毕业生档案材料归档时间另行通知。

5．毕业生合影和个人照片于当年9月前归档。

6．教学档案和按教学年度归档的材料应在9月前归档，其中本科毕业论文在寒暑假前归档。

7．随时移交学校形成的电子文件等。

三、归档要求

1．高度重视本单位档案材料的收集归档工作。档案工作分管领导应及时部署档案归档工作；兼职档案员应按照要求做好立卷归档工作，确保归档材料的规范、齐全、完整。

2. 归档文件材料应归原件，发文以红头文件形式归档，归档文件材料必须加盖立卷单位印章。

3．在归档纸质材料的同时，应将电子版档案材料一并归档，并确保纸质材料和电子文件的一致性。

4．请各单位严格对照归档范围，在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作，档案馆将不定期公布各单位归档情况。

5．归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，我馆将提供业务指导和咨询，具体分工见《档案收集工作分工表》（附件2）。

6．请认真填写《安徽农业大学档案材料交接登记表》（附件3），研究生教学档案归档需要填写《研究生教学档案交接登记表》（附件4），交接表由所在单位主要负责人签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，交档人和接收人各执一份存查。

四、注意事项

1. 任何部门或个人不得将档案据为己有或者拒绝归档，必须定期向档案馆移交档案。

2.尽量确保兼职档案人员的稳定性，如有分管档案工作负责人、兼职档案员和其他档案工作人员变动的，各单位应及时落实接管人员，重新填写《档案工作负责人和兼职档案员登记表》（附件5）并报档案馆备案。

3.对于机构撤销、合并等情形，兼职档案员应当按照规定将原单位所有的档案及时向档案馆移交，以防遗失。

4.兼职档案员调离工作岗位时，应在变动前完成清理移交档案工作。属本单位存档的或材料形成未完结的，应按规定移交给新的机构或管理人员。

附件：1.安徽农业大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表（2023年度）

2.档案收集工作分工表

3.安徽农业大学档案材料交接登记表

4.研究生教学档案交接登记表

5.档案工作负责人和兼职档案员登记表

 图书馆、档案馆

              2024年3月21日