关于做好2025届毕业生档案整理、转递工作的通知-安徽农业大学档案馆

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关于做好2025届毕业生档案整理、转递工作的通知

作者：文章来源：本站原创点击数：[] 更新时间：2025年05月29日 10:43

各学院：

2025届学生即将毕业，为了保证毕业生档案的齐全完整和及时准确转递，现就有关事项通知如下。

一、归档整理各类毕业生档案材料

1、归档材料范围

本科毕业生归档材料包括毕业生登记表(2份)、党建材料（入党申请书、积极分子考察表等）、入党志愿书、优秀毕业生登记表(2份)、毕业生成绩单(2份)等，还包括前期未归档的档案材料(具体名单已反馈各学院)。

研究生毕业生归档材料包括入学登记表、培养计划（一）（二）、中期考核表、毕业答辩申请表、毕业生登记表、毕业成绩单、专业实践考核表、论文答辩申请表、论文评阅书（2份或3份）、论文答辩时间安排表、论文答辩表决票（5或7份）、论文答辩情况登记表、学位论文修改说明表、学位申请表、授予学位决议、学位论文自查表、限制级论文审查、学位论文、党建材料（入党申请书、积极分子考察表等）、入党志愿书、双优生审批表等，还包括前期未归档的档案材料(具体名单已反馈各学院)。

2、归档材料整理要求

归档材料使用黑字笔填写，信息准确一致，无涂改。签章部分为原件，不使用复印件。依照对应的档案交接登记表，将同一个人的档案材料整理在一起，材料顺序与交接登记表一致，研究生教学档案应拆除订书针。

3.归档对应联系人

张媛媛老师，联系电话：65786525

负责：归入个人档案的本科生、研究生毕业档案(交接表见附件1、2)

邱艳老师，联系电话：65786318

负责：留校保存的研究生教学档案(交接表见附件3)

胡晓玲老师，联系电话：65786318

负责：留校保存的本科生毕业生登记表、优秀毕业生登记表、本科生成绩单(交接表见附件4)

二、核准档案转递去向

1、核实档案转递详细地址

请各学院对照就业系统数据及学生调档函，认真核实毕业生档案转递地址，避免出现档案错寄现象。升学及就业至有人事保管权限单位的，应核对调档函信息，收址地址详细（尽量精确到**路**号），收档机构名称明确（尽量精确到部门），有具体档案接收人和接收电话；灵活就业或未就业的，档案转递到户籍地或就业地公共人才服务中心，省外公共人才服务中心地址需要核实(避免出现机构搬迁，地址未更新的情况)。杜绝出现收档人为学生本人、收档地址为家庭住址、收档单位为无人事保管权限企业的情况。

2、制作档案转递单

将档案转递详细信息填入档案转递单（见附件5），通过EMS寄出、缓寄和本校升学的应列在不同的工作表内。需要修改档案转递信息的，《档案转递单》上报前，由学院修改；《档案转递单》上报后至档案转递离校前，需学生联系档案馆修改；档案转递离校后，应与档案接收单位联系。

3、审核缓寄档案

毕业生毕业后，原则上需要及时将档案转出，如需要暂缓寄送档案的，填写《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》（附件6），由学院审核，并以学院为单位统一交档案馆学生档案管理中心备案。申请时要写明缓寄时间，并提醒学生缓寄到期后及时与档案馆联系，办理后续事宜。缓寄申请截止时间为6月20日。

三、按质做好转递工作

1、安排人员到位

各学院毕业生档案工作由就业工作负责人负责，安排工作人员牵头，组织必要力量实施。先在学院将档案进行初步整理，与交接登记表核对无误后，再移送档案馆。在档案馆监督下，将需扫描的材料移交数字化公司，待材料扫描完成后，再组织学生进行整理封装。

2、保证档案准确完整

所有档案由学院整理封装，封袋前要进行检查，杜绝出现张冠李戴现象，所有毕业前形成的材料应一次性转递离校，杜绝档案离校后仍有材料遗留在校的情况。

四、档案整理转递工作时间安排

5月30日前，各学院归档2024年12月份前已形成的党员材料。

6月15日前，各学院整理毕业材料，档案馆提供上门指导。