各学院、部，机关各部门、校直各单位：

为做好2025年度学校归档工作，确保各门类档案齐全完整与安全，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

1.主要包括2025年度各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。

2.2025年以前各单位应归档但未归档的重要材料。

3.电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的内容、结构、背景信息和元数据。

二、归档时间

1．党政管理类、实物类档案应在4月30日前归档，各类活动形成的声像档案随文书档案一同归档。

2．科研、基建类档案在项目结题验收后2个月内归档。

3．会计类档案及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年。归档时间另行通知。

4．2026届毕业生档案归档时间另行通知。

5．毕业生合影和个人照片于当年9月前归档。

6．教学档案应在授予学位后1个月内归档，本科毕业论文在寒暑假前归档。

三、归档要求

1．请各部门高度重视，及时部署归档工作；兼职档案员应对照归档范围（附件1）按时做好收集、整理、立卷工作，确保归档材料的规范、齐全、完整。

2. 归档文件材料应归原件，发文需以红头文件形式归档。在归档纸质材料的同时，应将电子版档案材料一并归档，并确保纸质材料和电子文件的一致性。

3．请认真填写档案材料交接登记表（附件2-3）。登记表由所在单位分管档案工作负责人及兼职档案员签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，归档单位和档案馆各执一份备查。

四、注意事项

1.任何部门或个人不得将档案据为己有或拒绝归档。对于机构撤销、合并等情形，兼职档案员应将原单位所有的档案及时向档案馆移交，以防遗失。

2.兼职档案员调离工作岗位时，应及时完成档案材料的移交工作。未办结的档案材料，应按规定移交给新的机构或管理人员。

3.归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，具体分工及联系方式见附件4。

附件：1.安徽农业大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表（2025年度）

  2.安徽农业大学档案材料交接登记表

  3.研究生教学档案交接登记表

  4.档案馆人员分工及联系方式