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高校档案工作研讨会（培训班）讲座
作者：档案馆 文章来源：本站原创 点击数：[] 更新时间：2007年08月29日 00:00
高校档案工作研讨会（培训班）讲座
安徽省档案局 张皖生
高校档案工作协会召开的这次研讨会，我认为是为我们高校档案工作者办的一件好事、实事。会议内容丰富，形式洗染（既会又训、既面授又考察），具有很强的针对性的实用性。大家相聚一堂，交流了情况讨论了问题，培训了业务，结交了朋友，必将对我们今后的工作起到积极促进作用。
讲到培训，我要特别说两句（省档案局法规处同时承担全省档案教育和培训职能）。当今世界各国都高度重视在职人员的培训工作（尤其是发达国家），不仅立法，而且专门级职工放假（带薪的，诸如“教育假”、“学习假”、“进修假”等，时间两周左右/年），如此煞费苦心，为什么？就是为了提高国民的竞争优势，提高国家的综合实力。当今世界以计算机技术为核心、以信息网络化主标志的科学技术迅猛发展，全球化和一体化趋正在加速，社会正在经历一场变革，国际权威人士称之为人类社会的第三次浪潮。如何应对？惟有人才！
我国也不例外，尽管起步较晚，但正在奋起直追，上世纪90年代以来，相继出台了一系列有关教育培训的法规和政策。专门针对档案人员的就有《档案专业技术人员继续教育暂行规定》（国家档案局）、《安徽省档案专业技术人员继续教育证书制度实施办法》、《安徽省档案人员持证上岗实施办法》、《关于开展档案人员岗前培训工作的通知》等，为保证这些政策落实到位，国家对各级政府、各个部门、行业、单位以及个人都提出了具体的要求，明确规定接受继续教育既是档案人员应该享有的权利，同时也是档案人员应该履行的一项义务，从事档案工作的人员必须持有《岗前培训合格证书》，必须接受档案专业继续教育。在此，给大家提个醒，凡是准备报考档案专业中、初级职称或是申报高级职称的同志，首先要获得档案工作《岗前培训合格证书》（或以前颁发的《档案工作资格证书》），今年11月将举行全省档案岗前培训统一考试，无证人员请及时和所在地档案局取得联系；第二，要完成每年不少于72学时的继续教育任务，同时要在证书上予以如实登记。说明一点：继续教育的形式不仅仅局限于集中培训，参加学历教育、课程进修、学术会议、课题研究、发表论文、有指导和考核的自学等，都可以折合成相应的课时数，予以认定和登记。
根据周馆长的指示，下午给大家介绍一下高校档案工作执法检查情况，讲2个问题：1、执法检查的依据和内容；2、执法检查的情况；3、高校档案人员亟待加强的两种能力。
一、执法检查的依据和内容
所谓高校档案工作执法检查就是指档案行政管理部门依法对高校执行档案法规情况进行监督检查。由此可见，档案法规既是监督检查的依据，又是被检高校贯彻执行的标的。那么，档案法规究竟包括哪些？
档案法规实际上就是国家把有关档案工作的原则、方针、政策规则、标准以及档案实践的成功经验，上升到法规的层次，并经过有关程序将其固定下来，进而起到为档案事业持续、健康协调发展提供根本保障的作用（档案法规的具体内容大家并不陌生，我们工作的各个环节档案法规都有原则规定）。我国的档案法规经过长年建设尤其是自1987年《档案法》颁布以来，已经形成了一个体系，即：以《档案法》为核心，由档案行政法规、地方性法规、行政规章组成的互相联系、相互协调的统一体。现在具体解释一下档案法规体系的构成。
根据制发机关的不同和执行效力的不同，我国档案法规体系由以下四个层次组成：
（一）档案法律。由全国人大及其常委会制定的（效力层次最高）。包括两个部分：一是专门的档案法律，就是《中华人民共和国档案法》，我们通常说的档案法律指的就是它。二是其他法律中关于档案和档案事务的条款，如《刑法》、《会计法》、《统计法》、《保密法》等，都有相关规定。
（二）档案行政法规。由国务院规定的（效力层次第二），在《立法法》颁布以前，经国务院批准由国务院部门制定发布的也属于行政法规。如：《档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》等。当然也包括其他行政法规中涉及档案事务的条款，如《婚姻登记管理条例》等。
（三）地方性档案法规。由省、自治区、直辖市以及省会城市和较大的市的人大及其常委会制定的，效力范围仅限于本行政区域内（效力层次应该是第三），如《安徽省档案条例》。
（四）档案规章。包括两部分即部门规章和政府规章，由国务院部门（主要指国家档案局）制定的档案规范性文件，称为部门规章，如《归档文件整理规则》、《普通高等学校档案管理办法》等；由具有立法权的省级、市面上级政府制定的档案规范性文件，称为政府规章，如《安徽省档案征集办法》等。
此外 ，各级档案行政部门依据档案法规制发了大量的规范性文件，尽管不能直接作为执法依据，但它如果符合档案立法精神，各档案法规不冲突、不矛盾的话，可以作为执法检查的参考。
介绍完档案法规小常识后，现在来介绍开展高校档案工作执法检查的内容。根据档案法规的相关规定，我们确定了四个方面共18项工作作为我们检查的具体内容。
（一）档案工作领导体制
1
、是否确定了分管档案工作的校（院）领导，档案工作是否纳入了学校整体发展规划：
2
、档案工作是否与学校各项工作实行了“四同步）（布置、检查、总结、验收）管理；
3
、是否根据学校规模建立了相应的档案工作管理机构；
4
、是否按编制配齐了符合条件的档案人员，并明确其工作职责。
（二）档案管理机制
1
、学校全部档案是否衽了集中统一管理，档案门类是否齐全、结构是否合理、归档文件材料是否完整、准确、系统；
2
、以学校档案机构为核心，各部、处、院、系、所等单位档案部门为基础的档案管理体系和组织网络是否建立并有效运转；
3
、档案工作所需经费是否单独立项列入学校预算，实拨经费能否保证档案工作正常开展；
4
、是否建立健全了档案收集、整理、归档、移交、保管、调阅、销毁等规章制度；
5
、文件材料的归档范围、保管期限、分类方案和整理规则是否符合国家规定；
6
、应归档的文件材料是否按规定时间整理归档，有无未整理归档的文件材料；
7
、档案管理现代化是否开展并取得成效。
（三）档案安全保管
1
、是否落实了档案安全责任制并建立相应的规章制度，人员和档案进出库房是否有登记；
2
、是否配置了符合要求的档案库房及相应的档案保护设备；
3
、档案用户是否做到“三分开”；
4
、档案库房的“八防”措施是否到位；
5
、档案实体是否有霉变、虫蛀、破损等现象。
（四）档案利用服务
1
、是否编制了检索工具以及开展档案编研工作；
2
、能否及时地提供档案资料为学校的各项工作服务。
二、受检高校档案工作的现状
2005
年和2006年，省档案局和省教育厅连续两年开展了教育系统高校档案工作执法检查，共检查了33所，今年10月还将继续检查。省档案局连续三年对一个行业的某个系统进行检查，这还是第一次，作出这一决定除了表明省档案局对我省高校的关注和重视之外，更重要的原因就是期望借助我省高校大建设强劲东风，抢抓高校档案工作的发展机遇。
“十五”以来，我省高等教育尤其是普通高等职业技术教育突飞猛进，学校重组、扩张升格、办学规模、招生数量、兴建校区、基建投资都呈现非常规、跨越式的发展。此时档案工作执法检查正值多数院校紧张筹备、完善设施的起步阶段，这也正是学校建立健全档案工作领导体制、档案管理工作机制以及档案人员调配、档案用房谋划、档案装具购置的最好时期，但恰恰也是最容易被遗忘和忽略的时期。此刻检查（主要是新升格的职业技术学院），可以说是恰逢其时，正在关节。
检查采取听取汇报、实地查看、交流座谈、反馈意见的方式进行。各被检院校对省档案局、省教育厅的联合执法检查不仅高度重视，而且普遍持真诚欢迎态度，希望得到省档案局、省教育厅的现场指导。自接到关于开展档案工作执法检查通知后，各单位加强领导，迅速行动，精心安排，认真准备，在自查的基础上，积极整改或提出整改意见，并都形成了局面汇报材料。可以说，联合执法检查起到了教育、引导和促进的效果。现在从正反两个方面介绍检查的情况。
好的方面，用一句话概括就是：“档案工作正在步入正轨”，具体表现在以下两点：
（一）学校领导的档案意识较强
多数院校的档案工作是由院校的主要负责同志直接分管的，他们都有过利用档案处理重大问题的亲身经历和经验教训，也通过一些事例说明档案的重要性，所以说，他们的档案意识还是比较强的，对档案法律法规的学习宣传和贯彻执行还是比较重视的，思想上有认识，计划上有安排，工作上有布置，确实将档案工作摆上了自己的议事日程。举个例子，巢湖学院、黄山学院、安徽冶金科技职业学院等学校，不仅一把手亲自分管档案工作，而且还专门成立了由自己挂帅、有关部门领导参加的档案工作领导机构；阜阳师范学院、淮北职业技术学院明确综合档案室为副处级建制（皖西学院正在报批过程中）；池州师范专科学校每年轮渡召开全校文秘及档案工作会议和开展系部教学档案检查评比活动。
（二）档案工作的条件基本具备
1
、成立了档案机构（多数是综合档案室）；2、配备了档案人员（多少不一，多的7、8人，少的仅1人）；3、落实了档案用房（大小不等，大的有池州师范专科学校800M
2
、安徽警官职业学院500 M
2
、巢湖职业技术学院<在建>500 M
2
；4、建立了档案管理组织网络并确定了集中统一管理的原则（合肥学院、六安职业技术学院等建立了以综合档案室为核心，各系、部、处、室负责人为本单位档案工作责任人，部门秘书为兼职档案员的档案管理网络，集中统一管理院校的全部档案）；5、制定了相关的规章制度（皖西学院、巢湖学院、黄山学院等不仅制定了相当完备和系统的档案工作规章制度，并且汇编成册，分发到学院的各个单位监督执行）；6、档案利用服务取得了一定的成效（除了为教学、管理、科研等常规性工作服务以外，综合档案室还在学院的教学评估、毕业生就业评估、思想政治工作评估以及申请本科、研究生教育、申请学士、硕士乃至博士授权、校史编写、校庆展览等等方面，都发挥了不可替代的、甚至决定性的作用；不仅如此，安徽职业技术学院综合档案室及时提供档案材料，使学院妥善解决了因辞退3名临时工而引起的民事纠纷；阜阳职业技术学院档案室在学院地基划界工作中，提供了原始的《校基交接合同》，化解了与周边村民的纠纷；滁州职业技术学院综合档案室为学院基建提供了国家发展高职教育的有关扶持政策，节约了近百万的规费支出；芜湖职业技术学院综合档案室为新校区建设提供了市政府在齐落山路建设时占用学院几十亩土地的档案材料，从而节省了100多万的征地费用）。
不好的方面，用一句话概括概括就是“违规现象比较突出”，主要有以下三点：
（一）学校档案机构履行职责尚未到位
1
、部分高校的档案至今没有实行集中统一管理，很多档案仍然分散在各个部门和单位，比如：教学、科研、基建、财会、仪器设备等，综合档案室既不知晓，也不过问，致使这些档案处在完全失控状态，对学校全部档案的齐全、完整、系统、准确构成了极大的威胁。
2
、文书（业务）部门整理、立卷、归档制度未能完全落实。综合档案室仍然承担大量的文件材料整理、归档甚至收集任务，荒芜了自己的主业。
3
、专职档案员数量不足、业务能力不强。从检查情况看，多数学校综合档案室仅配置一名专职档案员，由于任务繁重、事务繁杂，加之档案员大多知识单一，只熟悉文书档案，对教学、基建、设备、科研、财会等类别档案的管理知之甚少，因此，没有时间也没有能力监督和指导所属部门和机构文件资料的形成、积累和归档工作。最终结果是档案的收集、鉴定、分类、编目、装订、排列等工作与国家的标准规范相去甚远。
4
、以综合档案室为核心的档案管理体系和组织网络有待完善，系统的运转效能有待加强，兼职档案员队伍素质有待提高。
（二）综合档案室基础设施建设亟待加强
1
、库房面积偏小，许多单位尚未做到档案用房“三分开”，与日益增长的档案数量及学校蓬勃发展的其他工作已不相适应。
2
、库房缺乏空调、去湿机等必要设备，“八防”措施尚有欠缺。
3
、档案信息化建设所需的软件和硬件购置不足，有些单位甚至空白。
（三）建校前档案亟待规范整理
高职院校多数是由若干学校合并或由中专学校升格成立的，检查发现，各院校成立前的档案存在问题较多：
1
、不验收检查、不整理整合、甚至出现整包打捆、堆积存放现象；
2
、档案收集类别不齐，内容不全；
3
、档案整理无标准、标准不统一或执行标准不严格；
4
、档案检索工具不准确或不系统。
三、高校档案人员亟待加强的两种能力
档案执法检查，检查的是单位，督促的是领导，检查组提出意见、建议和批评主要是针对单位领导班子的。但平心而论，一个单位档案工作的质量和水平与档案人员的个人因素是息息相关的，无论好坏，档案人员理应首当其冲。所以新时期档案人员的能力建设则尤显重要。
档案工作是一项集管理性、科学性、服务性、政治性、机要性和文化性于一体的高级工作，因此，对档案人员的素质和能力就必然提出较高的要求，比如说：坚定的政治信念，较高的思想觉悟，敬岗爱业的职业道德，埋头苦干、任劳任怨的奉献精神，较高的文化程度和科技素养，扎实的专业理论知识和操作技能，计算机操作和信息处理能力等等，这些都江堰市是需要我们不断地去充实提高和完善的。今天，我想着重就高校档案人员加强协调能力和学习能力这两大建设谈一点我个人的看法，这也是通过执法检查我们发现的比较薄弱、比较突出的带有普遍性的问题。
（一）协调能力
所谓协调能力就是指善于调动和组织一切有利的因素和资源，借助各方面的智慧和力量，实现既定目标（这里面主要成分就是公关能力）。作为高校档案人员应该从以下三个方向开展协调工作：
1
、协调领导
在我们国家，争取领导（主管、分管、单位一把手）的重视是办成和办好事情的先决条件，档案工作尤其如此，由于缺乏过硬的针对领导的政绩目标评估手段和制约措施，往往是说起来重要，干起来忘掉或不要。档案人员在领导身边工作，常和领导接触，而主管档案工作的大多是办公室主任，手中有钱、有物，同时还肩负着领导的参谋助手和协调全局的职责，这是我们得天独厚的条件，我们要充分利用这一优势，多请示、多汇报、多宣传、多沟通，依据档案法规、政策、规范，有根有据、入情入理地提出开展档案工作的建设性意见。一般来说，只要我们工作得法、到位，大多数领导是会理解和支持的（何况档案也是领导们为发展事业呕心沥血，艰辛付出的真实写照），况且，档案工作除了库房、装具建设需要较大投入外，平时花钱并不多，许多事情都是属于领导点点头、说说话、画画圈即可办成的。比如：集中统一管理学校全部档案的问题、落实部门档案由部门收集、整理、移交制度的问题、档案管理体系和组织网络建设问题、兼职档案人员的培训和激励问题等。
协调领导一要克服畏难、畏惧心理，不能有怕麻烦领导、怕得罪领导的想法，领导是干什么的？就是协调问题、解决困难的嘛。二是要注意方式方法，协调时，理由要充分，要求要明确，同时要讲究说话的艺术性，切不可态度生硬，遇难而退，要保持一定的耐心和韧劲，做好好事多磨的思想准备。此外，选择时机也是一个不容忽视的要点。
2
、协调部门
这里的部门是指承担综合档案室移交档案任务的系、部、处、室等单位。这些部门的档案构成了学校的全部档案（即档案全宗），是综合档案室的细胞，如果细胞畸形或缺失，综合档案室就必然呈现出病态。
为保证各个部门档案的齐全、完整、准确、规范，档案人员在严格执行档案管理规章制度的基础上，还必须协调各个部门的负责人以及兼职档案员，提高他们的档案意识，努力营造互相理解、互相支持、互相配合、互相促进的和谐环境。为此，一方面要深入部门，了解情况，沟通信息，热情指导兼职档案员的具体工作，帮助解决他们的困难；另一方面又要铁面无私，严格把关，保证质量，切实履行监督的职责。为了达到良好的协调效果，可以开动脑筋，想方设法地采取一些激励措施，比如：定期举行文件材料归档质量评比活动，对表现突出的予以奖励；组织兼职档案员外出学习、参观、考察等。
3
、协调机构
这里的机构指的是档案业务主管部门（省、市档案局）和教育行政管理部门的档案机构（省教育厅档案科）。根据法规规定，他们都赋有对你们的工作进行监督、指导和服务的职责，因此二者加强联系、相互协调既合法理，又合情理。省档案局既是有关档案标准、规范的制定者，比如：《档案工作目标管理认定办法》等，也是你们执行这些标准、规范的监督者，所以，对高校档案工作的各项建设和要求比较熟悉，由于省档案局的工作面向全省，事务较多，所以大家要主动地和我们联系，不要是有顾虑，在遇到困难的时候，比如对法规、标准的理解问题、具体的工作要求、业务程序、操作规定等，都可以向我们（合肥地区以外的，可向所在地档案局）咨询，寻求帮助。特别是那些正在筹建综合档案室或综合档案室亟待完善的院校档案人员，更应该积极和我们（包括省教育厅档案科、高校档案工作协会）联系，及时得到指导，避免走弯路、走错路，节省时间，节约经费。必要时，省档案局也可以派人到现场进行指导和服务。
（二）学习能力
如果说协调能力是外功的话，那么学习能力则是内功。所谓学习能力是指个体通过汲取和内化知识，适应环境的能力。也就是说能够随着社会和时代的变化，不断接受新的知识，不断充实和提高自己，不断完善自己的知识结构，不断适应工作发展的需要。
关于学习能力的评价，联合国教科文组织得出这样一个结论：未来的文盲不再是不识字的人，而是没有学会怎样学习的人。如何提高学习能力？学习的形式和方法有哪些？我向大家推荐一本书：省人事厅组编、安徽人民出版社出版的《学习能力建设知识读本》，今天就不讲了。下面我就档案人员学习内容提出以下三个重点：
１、档案法规。这是规范我们行为的一条底线，是评价我们工作的最低标准，如不执行或执行不当，则构成违法，就要追究责任，接受处理，承担后果。所以我们不仅要系统地认真学习，而且要熟记与我们工作密切相关的条款。在纪念《档案法》颁布２０周年之际，我们要加大学习和宣传力度，能力营造一个学法、知法、守法、用法的良好环境。
２、各类档案的管理标准和办法。教育部六号令确定了高校档案的九个大类：党政管理类（文书）、教学类、科研类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，根据规定，不同种类的档案，在收集、整理、归档、编目、鉴定、保管等各个环节都有不同的规范和要求，所以，作为档案专业技术人员理应熟悉并掌握这些标准和办法，这是我们的基本功、看家本领，如果不会、不懂、不熟，要抓紧时间补课。千万不能不懂装懂，想当然、凭感觉地随意处置，以免造成损失。此外，要引起注意的是，这些标准、办法随着形势的变化，也在不断地补充、更改、修订和完善，我们要同步学习、及时跟进。
３、信息化建设知识。包括：计算机操作、软件应用、网络技术、数据库知识、著录规则、电子档案的逻辑归档和物理归档等，这些都是时代的要求，如果我们不学习、不掌握、不应用知识和技术，必将影响事业的发展，自己也将陷入被动、尴尬的窘境，甚至被淘汰。大家不要以为这些技术离我们很远，实际上就在我们身边，只不过是自己没有意识到或不愿意正视它，比如：办公自动化、校园网、远程教育、电子图书等等，在许多高校都已经实现，如果档案部门不采取措施，瞄准目标，及时跟进，那么，我们怎样完成维护学校历史真实面貌，为教学、科研、党政管理等活动服务神圣使命呢？