一、建立健全高校档案工作体制。

1、确定分管校领导；2、建立档案工作委员会；3、建立兼职档案员队伍；4、编制本校档案管理规定及工作规范（含工作原则、具体措施、归档范围和保管期限）。

二、什么是档案？如何去理解？

档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的、对国家和社会有保存利用价值的各种文字、图像、声音等不同形式的历史纪录。

可以从以下几个方面去理解：第一，档案来源于人们的社会活动。也就是说，档案是各种机关、组织和个人在政治、军事、经济、科研及生产等各种社会活动中形成的，是社会的产物，不是天然的、大自然的产物。人类社会的实践是复杂的，这就决定了档案来源的广泛性和内容的丰富性，以及一定来源和内容材料之间具有内在的联系性。

第二，档案是具有价值的保存备查的文件材料。档案是由文件材料转化而来，但不是所有的文件材料都能成为档案（文件材料转化为档案有三个条件）；但是，由于种种原因，那些虽未被有意识保存而散失在社会上有保存价值的“原始记录”仍然是档案，恰恰需要档案部门去收集并加以有意识保存。

第三，档案的形式是多样的：①从档案信息载体形式上讲，有纸质的、电子的、实物的……②从档案信息内容的记录方式上讲，有文字、图表、声音、图像，有手写的、打印的、录音、摄像、拍照的。无论什么形态，只要具有直接明确的记录作用和保存价值，均可成为档案。

第四，档案是历史的原始记录。①档案不同于一般的历史遗物，它是以具体的内容反映其形成者（机关、组织和个人）特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。②不同于一般的信息资料，档案是特定的形成者在当时、当地直接使用的原始文件材料的转化物，是人们在各种活动中直接形成的，不是事后编撰或随意收集的材料，对社会活动的记录是最直接和最可靠的。因为这个原始性的特点，所以我们档案工作强调原稿、原本。原始记录性也是档案区别于其他同类事物（图书、情报、文献等）的本质属性。。

三、档案的价值有哪些？

1、历史价值。档案是人类的记忆，档案工作是人类记忆工程。

2、凭证价值。从档案的形成过程和内容来看，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的凭证、证据；从档案本身的物质形态（即档案载体）上看，也保留着真切的历史标记。

3、参考借鉴价值。为机关组织和个人开展工作，为科研、生产、建设以及宣传教育服务。

四、什么是学校档案？有哪些作用？

学校档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的、对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的原始记录。

学校是社会的重要组成部分，是一个社会组织，是培养人才的摇篮、是科学研究的基地、是高新技术转化为社会生产力的前沿阵地。学校大都设立了开展各项工作、完成各项职能的、较为系统的内部组织机构，广大教职员工在高校里开展着教育教学、科研生产、党政管理等一系列活动，伴随着这一系列活动的开展就产生了内容丰富、形式多样、数量庞大的学校档案，按照其产生的工作内容可大致分为党群、行政、外事、教学、科研、基建、仪器设备、出版、财会、产业等10大类以及声像与实物类；另外，还有职工人事档案、在校生学生档案以及病历档案等专门档案。

为了更好的从事学校档案工作，我们首先要搞清楚学校档案有哪些特点。学校档案的特点主要有：①社会性：学校培养的人才，来自社会，有走向社会；科研的选题、产品的设计选自社会，出成果后又服务于社会；社会用户也越来越多地使用学校档案，如广大校友利用自己的学籍档案、社会查验高校颁发的各类证书，等等。②综合性（或广泛性）：学校档案范围广、门类多，如前所述。③系统、完整性。高校工作体制健全、内设机构完备，虽与社会紧密相连却又各自自成体系，每项工作的开展都基本是在学校内完成，形成了一个完整的运转体系。

学校档案是学校各项工作的真实历史记录，是教职员工智慧的结晶，是宝贵的历史文化财富，是评估教学质量、衡量管理水平、促进科技研究，维护学校权益以及编写校史等的重要依据，学校各项工作的顺利开展和学校的发展都离不开档案。学校档案工作是学校各项管理工作的组成部分，是办好学校的重要基础工作之一。

具体的说，学校档案的作用有参谋、凭证、参考借鉴和宣传教育作用。

相对于学校其他各方面工作来说，学校档案工作是服务性、条件性的工作；但在一定的情况下，学校档案工作有时也起着决定性的作用。

五、如何判定、区分学校档案（学校档案的鉴定）？

档案是由文件材料转化而来，但不是所有的文件材料都能成为档案，只有那些对今后的工作有参考、借鉴、凭证价值的文件材料才能转化为档案。关于学校档案的归档范围，《普通高度学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》以及国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中都有具体、明确的表述。实际工作中需要注意和把握几点：

1、应以本校、本单位产生和形成的，记录和反映本校、本单位教学、科研、党政管理等各项工作活动的文件材料为主（但是，一般性的通知以及重复的材料不归档，低层次的材料视情况归档）。

2、上级下发的文件、电报、材料中，应以上级主管部门针对本校的指示性、指导性、批复或批示性文件为主；但要注意：①普发的、关于高等教育教学管理的法律规章也要收集归档。②虽是上级下发的可以不归档的一般性通知，但是如果有学校主要领导或分管领导的重要批示的，也要收集归档。另外，针对本校的报道性文字、图片材料（情况通报或报纸、杂志）也是归档的重点。

3、有主件和附件的，主件和附件必须同时归档。

4、必须收集原件，尽量避免和杜绝复制件。

5、主要收集归档正本、定稿，但重要的文件要同时注意收集有学校主要领导批示、修改的草稿或修改稿

6、正本和副本、正件和定稿、请示与批复、照片的样片和底片以及文字说明要一并收集归档。

7、不仅要收集学校和各单位形成的，还要收集学校领导以所担任的职务身份形成的材料。

具体到每份文件材料来说，在鉴定其是否有价值、需不需要归档以及保管期限是多少时，我们在遵照历史的、全面的、发展的原则基础上，要注意和把握以下几点：①要仔细阅读文件材料的每一页；②分析文件材料的形成者、作者；③分析文件材料产生的时间；④分析文件材料的完整程度；⑤分析文件材料的名称；⑥分析文件材料的外形特点。

六、高校如何推行《归档文件整理规则》？

2000年12月6日，国家档案局发布实施了行业标准--《归档文件整理规则》。

《规则》改革了文书立卷制，从“简化整理、深化检索”的目的出发，取消了案卷，推行文件级整理和管理，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化，免除了烦琐、复杂的组卷过程，无需拟写案卷题名、案卷封面和编制案卷目录，取消了许多档案盒上的项目设置（如案卷题名、案卷号等）。另外，在分类法的使用、文件材料的装订及其排列上，均允许各单位根据各自情况灵活选择。它的核心是：取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。

《规则》关于“件”的定义：是立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（办理完毕是指文件在文书处理程序上办理完毕，而不是文件现行效用的结束）。归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。但有几种特例：1、文件正本与定稿为一件（定稿为单位负责人审核签发稿，重要文件如法律、法规等的历次修改稿特别是主要负责人的修改意见稿也要留存，可与正本合为一件；收、发文处理单应与正本合为一件）；2、正文与附件为一件；3、原件与复制件（热敏纸传真件、铅笔书写的、使用中破损的文件材料，应先复制再整理）为一件；4、转发文与被转发文为一件；5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（相对完整、具有独立检索价值，按其本来形成的自然形式各为一件；学校形成并上报或下发的简报、信息，应将底稿与正本合为一件；情况简报、信息通报、信息快报等小型刊物，可按照一定的期限或期次分别装订成册、本，每册、本为一件）；6、来文与复文（请示与批复、报告与批示、来函与复函）可为一件（一般来说，各为一件）。

关于归档文件的整理，《规则》规定：以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。原则是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的联系，区分不同价值，便于保管和利用”。在整理过程中，对文件材料进行分类要按照不同年度，不同机构或问题，对文件材料要按照“事由原则”，将同一事由的文件材料排在一起。

归档文件按“件”装订时，装订前每份文件内的稿本、文本应有序排列。《规则》规定排列循序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。（注意：重要文件历次修改稿需要存档的，定稿在前，历次修改稿按时间循序依次在后；不同文字的文件材料，如与国外高校签订的合作协议，中文本在前，外文本在后；有收发文处理单的，处理单在前，正本、定稿在后）。

关于归档文件分类方法，《规则》选择年度，机构或问题，保管期限作为基本的分类方法。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，并以此为档案所属年度。（注意：1、不再以文件材料内容针对的时间为准；2、一次会议、一个案件的一组有密切联系、成套的文件材料，放入会议结束或结案年度；3、件内稿本、文本日期不一致时，应以装订时排在前面的文本的日期为准；4、没有标注日期的，要分析确定其形成的准确或大致年代）。

机构或问题分类法，一个单位只能选用一种。机构分类法是将归档文件按其形成或处理部门划分类别；问题分类法是将归档文件按其内容所反映的问题划分类别。采用一种分类法的情况是非常少的，较多的是将几种分类法结合使用，进行复式分类。《规则》规定：任何机关整理归档文件必须分年度、分保管期限，而分机构或问题可以灵活选择。常用的复式分类法是年度--机构--期限，或者是年度--问题--期限。

关于归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。事由可以具体指一个事件、一个事物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题等。同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序（也可按重要程度）。不同事由间的归档文件排列，可按办结时间、事由重要程度、责任者或承办部门。

关于档号的编制，《规则》规定：档号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题名称（或代码）、件号等，是一组数字与字符的集合。

归档文件应逐件编目，《规则》规定：归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（题名填写时要照实抄录，不得随意更改或简化；题名过于简单或含义不清的，除照实抄录外，还要重新拟写准确的题名附后，并加方括号标示。日期即文件的形成时间，标清8位）。

高校贯彻《归档文件整理规则》的几个问题：1、是否适用于所有类别档案？2、如何与《高等学校档案工作规范》结合起来？3、是否采用计算机管理？用什么样的管理软件？

七、学校电子档案的基本类型、功效及管理方法。

（一）高校档案部门应管理的电子档案的几个主要类型

1、电子公文。这是近几年随着一些高校推行办公自动化的过程中产生的。电子公文如同纸质公文一样的功效，完全取代纸质公文进行党政管理和布置、开展各项工作。其中有保存利用价值的部分由档案部门进行归档管理。

为确保电子公文和电子档案万无一失，要实施“双套制”，即高校档案部门要会同办公室做好具有永久和长期保存价值的电子公文的纸质版打印备份工作，定期将制成的纸质公文存档，并与相应的电子公文建立互联（电子公文拟稿单也要相应的打印下来，以备存档。因为电子公文拟稿单上记载了各级领导和工作人员在电子公文的形成过程中的点击、处理的具体时间和情况，它们可以以真实记载各类具有法定权限的人员处理电子公文的具体过程来辅佐证明电子公文和电子档案的法定权威性）。

2、原有馆藏档案的数字化。即对馆藏已有的纸质档案（包括照片档案、声像档案）进行扫描、刻录，建立数字档案信息和数据库，开展计算机检索、查阅和复制。

3、校内相关部门开发使用的数据库信息，如“教务教学管理系统”。数据库式的电子档案。是学校重要的档案信息。对元数据和背景信息等均要进行归档（参见《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》一书的第44-45页）。

4、电子信息。伴随着互联网的使用和校园网的开通，越来越多的高校已在互联网和校园网上发布大量的公告、通知等公共信息。这当中有许多信息是学校改革、建设与发展过程的真实历史记录，应当也必须作为重要的历史记录保存下来，以维护学校的历史信息不丢失、不断代。档案部门可以根据需要建立若干个专题数据库，及时在网络上采集这些数据，经过系统的整理后，一方面保存、一方面可上网发布供利用者查阅。

另外，还有拷贝版电子档案。拷贝版电子档案。即高校在制发纸质公文时在计算机里形成的文件的电子版本。它们是伴随着高校办公室广泛使用计算机办公的过程中产生的。许多文秘人员在计算机里起草、修改、定稿公文，在纸质公文制发完毕的同时，将电子版本保存下来，高校档案部门为了减少数据的录入、校对工作的重复劳动，同学校办公室协商好，在归档有保存利用价值的纸质档案的同时，将相应的电子版本同时拷盘（软盘或光盘）存档，这样就便于档案部门能及时完成这些纸质文档的全文著录工作和计算机查询。拷贝版电子档案由于是文秘人员在利用计算机制发纸质公文时存盘保留下来的，其格式与纸质文档有很大区别，如没有文头、没有签章，有的因为文件内容的反复修改及工作人员的疏忽而导致内容与最终的纸质文件有出入。所以档案部门在接收归档时，只能作为纸质文档的备份件进行拷盘、存储管理，并要对照纸质文件进行校对、修改；提供利用时只能供利用者参阅，不能作为凭证和依据供利用者使用。