各学院党委、党总支、直属党支部；各学院（部）、机关各部门、校直各单位：

根据学校档案工作安排，归档工作已经开始。为了按时按质按量完成此项工作，确保学校各类档案齐全完整与安全，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

归档范围主要包括2019年度各部门在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史纪录。

1.党政管理类：请按照《安徽农业大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（见附件）收集排列党政管理类档案。特别注意做好上级下发且未经学校公文流转程序的文件归档工作。

2.科研类：主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。个人学术档案包含教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专著。

3.基建类：主要包括工程前期准备阶段文件（立项、建设用地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、工程造价、工程建设基本信息等），施工文件（施工管理、施工技术、进度造价、物资出厂质量证明及进场检测、施工试验记录及检测、施工质量验收等），监理文件（监理管理、进度控制、质量控制、造价控制、工期管理、监理验收等），竣工图，工程竣工验收文件（验收、备案），竣工决算文件（施工决算、监理决算），工程声像资料（开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片）等文件。

4.会计类：主要包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册、住房公积金等方面材料。

5.实物类：各单位、团体、课题组集体荣获的厅局级以上奖励证书、奖杯、奖牌等；学生参加省级以上学科竞赛、体育比赛获奖的证书、奖杯、奖牌等。

6.学生类：主要包括高考入学材料、入学登记表、毕业生登记表、党（团）材料、学年综合测评表、研究生培养（学位）材料、毕业成绩单、毕业生就业通知单等。

7.声像类：各类活动形成的照片、音视频，毕业生合影照、毕业生个人照片等。

8.教学类:研究生培养及学位管理材料、优秀本科毕业生论文、主编教材等。

9.电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的内容、结构、背景信息和元数据；各单位管理系统数据（标明系统版本、运行环境和数据截止时间）。

二、归档时间

1.党政档案（纸质）应在6月底前归档；校办公室应在12月底前在系统内完成电子数据的推送工作。

2.教学档案和按教学年度归档的档案应在9月前归档，其中本科毕业论文在寒暑假前归档。

3.会计档案在会计年度终了后，可暂由财会部门（含各经济实体单位）保管1年，期满后的6月底前归档。

4.科研、基建项目档案在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

5.2020届本科毕业生登记表、2020届本科未发展党员学生的培养材料（入党申请书、入党积极分子考察表等）及2019级研究生档案，应于5月底前归档。2020届本科、研究生毕业生就业通知单，2020届本科毕业生党员材料、毕业生成绩单，2020届研究生培养、学位及党（团）材料等，根据疫情防控情况适时归档。2019级本科生档案应于9月底前归档。

6.照片档案的纸质与电子载体应一同归档，录音录像等声像档案应转化为通用格式归档。各类活动形成的声像档案随文书档案一同归档，毕业生合影和个人照片于当年9月前归档。

7.学校形成的电子文件等随时移交。

三、注意事项

1.归档工作实行部门立卷，文件材料归档责任到人，各单位档案材料须由兼职档案员集中归档。

2.纸质文件、电子文件双套制归档。

3.做好各单位管理系统数据备份和归档工作，应用系统数据应标明数据运行环境，系统名称、版本、截止时间等。

4.严格对照归档范围，在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作。档案馆将不定期公布各单位归档情况，对未按时按量归档单位下发催交档案通知单。

5.要认真填写《安徽农业大学档案材料交接登记表》，由所在单位主要负责人签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，交档人和接收人各执一份存查。

附件：安徽农业大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表

                     安徽农业大学档案馆

                      2020年4月23日