各学院：

2021届学生即将毕业，为了保证毕业生档案的齐全完整和及时准确转递，现就有关事项通知如下。

一、归档整理各类毕业生档案材料

（一）归档种类及范围

1.本科毕业生档案包括毕业生登记表、建党材料（入党申请书、积极分子考察表）、入党志愿书、双优生审批表、毕业生成绩单、就业通知书存根等，还包括前期未归档的高考入学材料、入团志愿书、学年综合测评表等。（交给张媛媛老师）

2.研究生毕业生档案包括入学登记表、培养计划（一）（二）、中期考核表、毕业生登记表、毕业成绩单、实践考核表、学位申请表、论文答辩情况表、授予学位的决定、建党材料（入党申请书、积极分子考察表）、入党志愿书、双优生审批表和就业通知书存根等。（交给张媛媛老师）

3.毕业生合影照含电子版、本科生优秀论文纸质版及所有论文电子版。（交给张媛媛老师）

4文书档案包括本科毕业生登记表及成绩单、研究生成绩单。（交给胡晓玲老师，65786318）

5研究生教学档案依次包括入学登记表、培养计划（一）（二）、中期考核表、毕业答辩申请表、毕业生登记表、成绩单、实践考核表、导师对申请者论文评价、论文答辩申请表、论文评阅书、答辩安排时间表、答辩表决票、论文答辩情况表、学位申请表、学位授予决议书、学位论文等。（交给邱艳老师，65786318）

（二）归档整理材料要求

1.归档材料应使用黑字笔填写，信息准确一致，无涂改。

2.本科生入党志愿书需附详细名单，研究生毕业材料附交接登记表（附件1）。

3.毕业档案材料应对照学号，装入个人档案袋，避免出现错装、漏装情况。调档函上需张贴的信息，一并贴在毕业生档案袋上。

4.研究生教学档案需将每位同学的培养材料和学位材料合二为一，不需要装入档案袋，按研究生教学档案交接登记表（附件2）的顺序排序，且拆除所有装订、装饰物。

二、核准档案转递去向

（一）核实档案转递详细地址。请各学院对照三方协议或考研调档函，认真核实毕业生档案转递地址，避免出现档案错投现象。档案转递到学校的，应核实收档单位，避免收档校区、学院出现差错。档案转递到人才中心的，应参照附件3，填写详细地址、电话。档案转递到公司或企业的，应核实对方单位是否有档案管理权限，没有档案管理权限的，需要提供档案托管的人才中心地址，有档案管理权限的，需要提供收档人姓名和电话。

（二）制作档案转递单（附件4）。除缓寄和考入本校研究生以外，其他毕业生档案一律通过EMS转递，需要登记接收档案妥投信息的号码。请各学院制作转递单时，对毕业生档案去向进行分类，每个学院一个EXCEL文档即可。

（三）审核缓寄档案手续。毕业生毕业后，原则上需要及时将档案转出，如需要暂缓寄送档案的，按照《安徽农业大学学生档案管理办法》要求执行，并填写《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》（附件5），交至学院和档案馆学生档案管理中心共同审核，并告知学院就业联络员。申请时也要写明档案寄送地址，最长缓寄期为两年，到期没有办理改寄手续的档案，由档案馆按原报到地址寄出。缓寄申请截止时间为6月30日。

（四）避免改派档案错寄。毕业生档案整理转递工作7月9日开始，届时不再办理毕业生档案改寄。7月9日前改派或打印报到证的，请学生至档案馆更新档案转递信息。

三、按质做好转递工作

（一）安排人员到位。各学院毕业生档案工作由就业工作负责人主持，安排工作人员牵头、组织必要力量实施。请各学院7月1日前推荐一名学生助理至档案馆。学生助理要求认真负责，做事细致，7月12日至23日能够在校，比较熟悉毕业生情况。学院协助办理学生暑期留宿工作，档案馆支付一定报酬。

（二）保证档案准确。所有档案由学院整理封装，杜绝出现转递地址错误、漏装、错装的现象。如果学院毕业生中有重名的，该生所有材料均应注明学号。

（三）控制档案滞留。除毕业生向档案馆申请缓派外，毕业生档案应及时转递离校，避免滞留。

四、档案整理转递工作时间安排

（一）6月1日至20日，各学院整理归档本科毕业生档案（除党员档案），制作档案转递单。

（二）6月21日至30日，各学院整理归档研究生毕业档案及本科生党员档案

（三）7月1日至7日，各学院核对EMS转递详情单和档案转递数据，整理就业通知书存根和毕业成绩单。

（四）7月12日至23日，档案馆核查毕业生档案、封装并转递离校。

                                      档案馆

                                             2021年6月9日