各学院、部，机关各部门、校直各单位：

根据学校档案工作安排，归档工作已经开始。为了按时按质按量完成此项工作，做到“应归尽归、应收尽收”，确保学校各类档案齐全完整与安全，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

主要包括2021年度各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史纪录。

1．党政管理类：主要包括学校党群和行政组织的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结；上级机关与学校关于党群、行政管理的文件材料。

2．科研类（包含个人学术）：省级以上科研项目（包括科研课题）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成各种文件材料；教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专著。

3．基建类：主要包括项目前期立项、建设用地报批材料、地址勘察、可行性研究及设计文件、招投标文件、开工审批、工程管理、质量控制、施工、监理、竣工图及竣工验收与备案、竣工决算、工程声像等材料。

4．会计类：主要包括会计凭证、会计账簿、会计报告及其他会计资料。

5．实物类：各单位、团体、课题组集体荣获的省级以上奖励的证书、奖杯、奖牌等。

6．学生类：主要包括高考入学材料、学生入学登记表（一式两份）、毕业生登记表（一式两份）、党（团）材料、学年综合测评表、评奖评优材料、研究生培养（学位）材料、毕业成绩单、毕业生就业通知单等，还包括学生入学前在专科、本科及研究生学校形成的所有个人材料。

7. 声像类：各类活动形成的照片、音像，毕业生合影照，毕业生个人照片等。

8．教学类：教材、研究生培养与学位管理、优秀本科论文、教学实习等。

9.电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的内容、结构、背景信息和元数据；各单位管理系统数据（标明系统版本、运行环境和数据截止时间）。

二、归档时间

1．党政管理类、实物类档案应在4月30日前归档。

2．科研、基建类档案在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

3．会计类档案及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1至3年。因会计档案库房扩容改造，归档时间另行通知。

4．2021级学生档案（含本科及研究生）、2021年底毕业的研究生档案应于4月底前归档。2022届毕业生档案材料归档时间另行通知。

5．各类活动形成的声像档案随文书档案一同归档，毕业生合影和个人照片于当年9月前归档。

6．教学档案和按教学年度归档的材料应在9月前归档，其中本科毕业论文在寒暑假前归档。

7．随时移交学校形成的电子文件等。

三、归档要求

1．高度重视本单位档案材料的收集归档工作。档案工作分管领导应及时部署档案归档工作；兼职档案员应按照要求做好立卷归档工作，确保归档材料的规范、系统、齐全、完整。

2．在归档纸质材料的同时，应将电子版档案材料一并归档，并确保纸质材料和电子文件的一致性。

3．请各单位严格对照归档范围，在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作，档案馆将不定期公布各单位归档情况。

4．归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，我馆将提供业务指导和咨询，具体分工见《档案收集工作分工表》（见附件1）。

5．要认真填写《安徽农业大学档案材料交接登记表》（见附件2），由所在单位主要负责人签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，交档人和接收人各执一份存查。

                         安徽农业大学图书馆、档案馆

                                   2022年3月18日