安徽农业大学学生档案管理办法实施细则
第一章 总 则
第一条 目的和依据
为进一步规范和科学管理学生档案，满足校院两级管理及合作办学需要，根据《安徽农业大学学生档案管理办法》制定本实施细则。
第二条 术语和定义
新生档案是一年级学生档案的统称。
遗留档案是指学生毕业、退学、开除学籍等学籍隶属关系发生变化，本人不在学校，但其档案仍滞留在学校的档案。
第三条 学生档案管理体制
学校按照“统一管理、分级负责”的原则，建立校院两级的学生档案管理体制。
（一）校本部学生档案管理体制
档案馆统筹规划全校学生档案业务工作，集中保管校本部学生档案，并承担学生档案利用工作。
各单位在档案馆指导下，承担学生档案的收集、整理、保管、转递等工作。
（二）合作办学校区学生档案管理体制
档案馆统筹规划指导学生档案业务工作。
合作办学方集中保管本校区学生档案，并承担学生档案收集、整理、保管、利用、转递工作。
第四条 学生档案管理目标
学生档案工作应实现“零缺失、零差错、零丢失”的管理目标。各单位需指派专人负责学生档案工作，在学生档案形成、管理流程中，与档案馆各负其责。
第二章 档案的收集
第五条 新生档案的接收
（一）校本部新生档案接收
邮寄到校的新生档案由档案馆接收，登记分类后移交各学院核查。
自带到校的新生档案由各学院接收。
（二）合作办学校区新生档案接收
新生档案由合作办学校区接收。应指定专人接收邮寄到校和学生自带到校的新生档案，并做好接收登记工作，以备查找。
第六条 新生档案的归档
校本部新生档案由各学院整理核查后移交档案馆保管，其中本科转专业学生档案由原学院归档。
本科生新生档案归档时间为每年4月底前，研究生新生档案归档时间为每年12月底前。
第七条 各类材料的归档
（一）校本部学生档案各类材料归档
本科生学年综合测评表、入学登记表、毕业生登记表、入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等材料由各学院收集归档。
本科生毕业成绩单、学籍异动材料等由教务处归档。
研究生入学登记表、中期考核表、毕业生登记表、毕业成绩单、学位申请表、论文答辩情况表、培养计划、授予学位的决定、入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等材料由各学院收集归档。
研究生录取登记表、直博批准材料、学籍异动材料由研究生院归档。
校内各单位形成的其他应当归入学生档案的材料，由形成单位归档。校外单位形成的应当归入学生档案的材料，由各学院收集归档。
本科毕业生各类材料归档时间为每年6月底前，学年综合测评表归档时间为每年11月底前；研究生毕业生各类材料归档时间为学位委员会召开后1个月内，其中6月份毕业生材料应于7月初归档完毕。
（二）合作办学校区学生档案各类材料归档
合作办学校区可以依据工作需要，自行安排各类材料归档时间。
本科生入学登记表、毕业生登记表及成绩单，研究生培养和学位材料均一式两份，一份装入学生本人档案袋，一份移交安徽农业大学档案馆永久保存。档案归档需要填写归档登记表及材料清单。
第八条 档案收集的监管
档案馆应根据档案材料形成轨迹，对照交接登记表、归档详单，逐份核查移交进馆的档案。归档材料有缺失的，归档单位应尽快补归。交接登记表须由单位负责人签字，加盖单位公章。
第三章 档案的整理与保管
第九条 新生档案的整理
校本部新生档案移交学院后，由各学院完成档案初步整理工作。整理工作包括更换档案袋和制作档案目录。档案目录应客观真实反映档案有无状况，不夹杂主观判断。研究生、专升本学生因发展党员需要继续培养、教育的，其入党申请书、入党积极分子考察表、入党志愿书等相关材料可以从个人档案中取出，由各学院集中保管。
合作办学校区学生档案整理参照本科生新生档案整理格式，自行安排整理方式。
第十条 学生档案日常整理
校本部学生档案材料应依照形成时间及时整理入学生档案袋，整理工作由各学院在档案馆指导下开展。原则上，本科生档案每年整理一次。
合作办学校区可依据工作实际，决定日常整理工作频次。
第十一条 毕业生档案整理
校本部毕业生档案整理工作由各学院组织实施。档案馆将已经扫描完成的毕业生档案移交至各学院，由学院根据各自工作进度，组织人员完成毕业生档案整理、档案袋目录编写后，再移交至档案馆。
合作办学校区毕业生档案整理工作由合作办学方组织实施。
第十二条 档案整理的监管
档案馆应对日常档案整理工作进行抽查，保证档案材料准确。各学院在档案馆完成整理工作后，应填写《学生档案管理登记表》，保证档案安全。
档案馆应对毕业生档案整理进行现场指导、培训，各学院、合作办学方指定人员进行现场监管。整理完成后，需由各学院、合作办学方负责人在档案袋上签字盖章，再进行档案封装。
第十三条 档案的保管
档案馆应认真落实档案盘库制度，做好档案库房的“八防”工作；监督各学院、合作办学方档案保管工作，确保学生档案实体安全。
合作办学方也应建立相应档案库房保管制度，落实专人责任制，配备相应的保管设备条件，做好档案库房的“八防”工作，确保学生档案实体安全。遗留档案由合作办学方保管两年后，移交档案馆。
第四章 档案的利用
第十四条 档案的利用范围
因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅学生档案：
（一）用人单位录用前政审；
（二）学院相关负责人、辅导员（班主任）了解学生信息或其他工作需要；
（三）学生本人对档案记录信息存疑的或者其他个人需要。
学生可以查询本人档案流向，获取相关证明材料。
第十五条 档案的查阅程序及要求
用人单位凭介绍信和政审人身份证查阅学生档案。
各学院学生档案负责人以外的其他老师，凭学院开具的证明材料查阅学生档案。
学生本人可向学院提出查阅申请，再由学生档案负责人查阅；也可凭本人身份证、学生证等有效证件，由档案馆工作人员查阅并告知。学生不得翻阅本人档案。
查阅学生档案，必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈画、批注、撤换档案材料，不得擅自拍摄、复制档案，不得泄漏档案的内容。
第十六条 档案的借阅
各学院可以借阅学生档案。借阅时，需填写《安徽农业大学档案离馆借阅利用告知承诺书》。借阅档案个别材料，而非调出整份档案的，应将申请放入学生档案袋备查。
档案馆一般不对校外单位提供学生档案借阅。若用人单位需借阅档案进行政审的，应提供调档函，将档案调出。调档后未录用的，毕业生（包括应届毕业生）档案不得调回学校，应由本人办理转递至人才服务中心等档案管理部门，在校生档案可以调回学校。
第五章 档案数字化
第十七条 数字化项目的实施
校本部学生档案数字化由档案馆组织实施，每年3月至5月对毕业生档案入校前期形成的材料进行数字化扫描，7月份毕业生档案邮寄离校后，对保存在学校的毕业生档案进行数字化扫描。
合作办学校区学生档案数字化项目由合作办学方组织实施，项目完成后将扫描数据移交档案馆。
第六章 档案的转递
第十八条 毕业生档案转递
校本部学生档案转递数据由各学院提供，邮寄数据应详细准确。各学院将整理封装后的毕业生档案移交档案馆，分批寄出。毕业生档案未寄出前需更改档案转递信息，由学院或学生向档案馆提出申请，毕业生档案寄出后更改档案转递信息的，应与原报到单位联系。
由于特殊原因不能按期转递毕业档案的，应由毕业生提交《安徽农业大学毕业生档案缓寄申请表》，经档案馆同意后方可暂缓寄出，缓存时间一般至当年年底。
合作办学校区毕业生档案转递由合作办学方组织实施，并将转递数据汇总移交档案馆。毕业生档案转递必须使用国家规定的转递渠道，不得使用普通快递形式邮寄毕业生档案，也不得将档案交由毕业生本身带离学校。
第十九条 遗留档案转递
遗留档案转递由本人提出申请，依照档案馆公布的办事流程，提交材料进行办理。各学院应及时告知退学、开除学籍等学生办理档案转递事宜，学生应密切关注本人的档案流向，尽量避免档案长期滞留学校。
第二十条 在读研究生档案转递
在读研究生由于就业等原因需要转递档案的，须提供单位调档函，经导师和学院签署意见后，由研究生院备案，方可提交档案馆办理档案转递。
第七章 档案管理目标与主体责任划分
第二十一条 档案馆职责
档案馆应做好学生档案各项工作的规划、统筹、组织、验收、指导、服务等工作，保证在馆档案安全和档案转递安全、及时，为师生提供档案信息利用，保存好档案转递凭证，以备毕业生查询。
监督指导好合作办学的学生档案工作，联合学生处每年组织一次档案工作检查，将其列入学生培养考核范围。
第二十二条 研究生院职责
研究生院应协调监督各学院，配合档案馆做好研究生档案的收集、整理、转递工作。
研究生院应保证毕业研究生成绩单（含提前和推迟毕业的学生）、录取登记表和学籍异动材料的齐全完整；协助档案馆审核档案转递数据，确保数据准确。
第二十三条 教务处职责
教务处应保证本科生毕业成绩单（含提前和推迟毕业的学生）的齐全完整，及时提供新生录取及入学资格审查数据、学籍信息异动数据等，并将个人学籍异动审批材料原件移交档案馆，归入学生本人档案保存。
第二十四条 学生处职责
学生处应做好本科新生入学登记表、学年学生素质综合测评表、选调生档案、评奖评优和违纪情况等材料审查工作，协调好培养学院与合作办学方之间的职责分工，协助档案馆做好档案转递数据审查和学生档案监管管理。
第二十五条 各学院职责
各学院应按照学生档案各类材料形成的轨迹，做好档案收集、整理、转递工作，确保学生档案齐全、完整、准确、安全。
各类档案材料在学院保存期间，由学院保证其实体安全，不得出现遗失、损毁的情况。新生入校后，各学院还应核查入校前形成的录取材料和党（团）材料。有缺失的应联系学生追查，再归入个人档案。各类由学院归档的材料，均应收集齐全，应归尽归，与档案馆做好交接工作。档案材料整理必须准确，杜绝出现错装、漏装的情况。
各学院提供的档案转递信息应详实、准确、及时。避免出现由于转递信息指向不明、转递地址错误导致的误寄、退回的情况。
第二十六条 合作办学方职责
合作办学方应按照学生档案各类材料形成的轨迹，做好档案收集、整理、保管、利用、转递工作，确保学生档案齐全、完整、准确、安全；应及时将档案邮寄数据、数字化扫描数据备份及保存期满的遗留档案移交给档案馆。
第二十七条 责任追究
各单位在学生档案管理过程中应各负其责，应归尽归。在档案的收集、整理、保管、转递等工作中发现漏归、错装、错寄、遗失等情况的，应积极补救，降低损害，情节严重的，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》，按照《安徽农业大学教职工处分暂行规定》有关规定，追究相关人员责任。
第七章 附 则
第二十八条 本细则由档案馆负责解释。
第二十九条 本细则自发布之日起施行。《安徽农业大学学生档案管理办法实施细则》（校学字〔2019〕12号）自本办法公布之日废止。